Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng phát triển mạnh mẽ, các hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, tức các giao dịch mua bán giữa các thương nhân có trụ sở tại những quốc gia khác nhau, đang được thực hiện sôi động hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, không ít bên bán và bên mua vẫn chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của hợp đồng, chỉ tiến hành giao dịch dựa trên quan hệ tin cậy hoặc ưu tiên cắt giảm chi phí pháp lý liên quan đến việc soạn thảo và giao kết hợp đồng. Hệ quả là khi xảy ra vi phạm hợp đồng, các bên có thể phải đối mặt với những rủi ro và tổn thất nghiêm trọng trong quá trình xử lý vi phạm và giải quyết tranh chấp.

Công ty Luật Betoho là một tổ chức hành nghề luật sư tại Việt Nam, có văn phòng tại Hà Nội, Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh. Trong thời gian qua, chúng tôi đã hỗ trợ soạn thảo và rà soát hàng trăm hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế liên quan đến nhiều loại hàng hóa khác nhau giữa Việt Nam và Nhật Bản. Đồng thời, chúng tôi cũng có nhiều kinh nghiệm trong việc đại diện và hỗ trợ khách hàng giải quyết các tranh chấp phát sinh từ những hợp đồng này thông qua đàm phán, trọng tài và tố tụng tại Tòa án.

Trên cơ sở kinh nghiệm thực tiễn phong phú của Công ty Luật Betoho, bài viết này sẽ phân tích những vấn đề cần lưu ý trên thực tế khi giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế giữa doanh nghiệp Nhật Bản và doanh nghiệp Việt Nam. Chúng tôi hy vọng rằng những phân tích từ góc độ thực tiễn này sẽ góp phần hỗ trợ Quý độc giả giảm thiểu rủi ro trong các giao dịch với doanh nghiệp Việt Nam.

Dù ở vị trí bên bán hay bên mua, việc thẩm tra mức độ tín nhiệm của đối tác giao dịch đều có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Để giảm thiểu tối đa rủi ro hợp đồng, Công ty Luật Betoho khuyến nghị đánh giá và chấm điểm đối tác dựa trên các tiêu chí sau đây:

·      Xác minh tư cách pháp lý: Xác nhận đối tác có tư cách pháp nhân và có phải là chủ thể kinh doanh được thành lập, hoạt động hợp pháp hay không.

·      Đánh giá tình hình tài chính: Kiểm tra năng lực tài chính, khả năng sinh lợi và tình hình công nợ thông qua báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán và các tài liệu liên quan.

·      Kiểm tra lịch sử vi phạm nghĩa vụ: Thu thập thông tin từ các đối tác giao dịch trước đây hoặc các chủ thể có liên quan trong ngành để xác định liệu đối tác có từng vi phạm hợp đồng, không thực hiện nghĩa vụ hoặc có các hành vi tương tự hay không.

·      Đánh giá năng lực và kinh nghiệm thực hiện công việc: Kiểm tra khả năng đáp ứng đơn hàng, năng lực sản xuất và thành tích hoạt động trong ngành để đánh giá khả năng thực hiện hợp đồng.

Việc tiến hành thẩm tra mức độ tín nhiệm trước khi giao kết hợp đồng sẽ giúp giảm đáng kể nguy cơ phát sinh vướng mắc trong quá trình thực hiện hợp đồng, đồng thời nâng cao mức độ an toàn của giao dịch.

Do Việt Nam và Nhật Bản đều là thành viên của Công ước Liên Hợp Quốc về Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (CISG), nên về nguyên tắc, CISG được áp dụng đối với các hợp đồng mua bán hàng hóa giữa Việt Nam và Nhật Bản.

Tuy nhiên, các bên có thể thỏa thuận trong hợp đồng để loại trừ việc áp dụng toàn bộ hoặc một phần CISG. Vì vậy, tại thời điểm giao kết hợp đồng, các bên cần thỏa thuận rõ ràng về phạm vi áp dụng của CISG.

Bên cạnh CISG, pháp luật trong nước tại địa điểm thực hiện hợp đồng cũng có thể ảnh hưởng đến hợp đồng. Do đó, cần kiểm tra trước xem nội dung hợp đồng có vi phạm các quy định pháp luật bắt buộc hoặc các nguyên tắc cơ bản của quốc gia nơi đối tác giao dịch hoạt động hay không. Đặc biệt, việc xác minh các điều khoản hợp đồng có vi phạm pháp luật thương mại, pháp luật dân sự, pháp luật bảo vệ người tiêu dùng và các quy định pháp luật khác của quốc gia đối tác hay không có ý nghĩa trực tiếp trong việc phòng ngừa tranh chấp trong tương lai.

Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế không nhất thiết phải được lập thành văn bản mà cũng có thể được xác lập thông qua thỏa thuận bằng lời nói.

Tuy nhiên, khi phát sinh tranh chấp, các cam kết hoặc nội dung đã thỏa thuận bằng lời nói rất dễ bị một bên phủ nhận và khó chứng minh bằng chứng cứ. Vì vậy, Công ty Luật Betoho đặc biệt khuyến nghị các bên phải giao kết hợp đồng bằng văn bản.

Ngoài ra, pháp luật Việt Nam công nhận chữ ký điện tử là một phương thức ký kết hợp lệ. Theo đó, các bên có thể sử dụng hệ thống hợp đồng điện tử để giao kết hợp đồng từ xa mà không cần thực hiện việc ký trực tiếp hoặc đóng dấu trên bản giấy. Hiệu lực pháp lý của chữ ký điện tử và những vấn đề cần lưu ý khi áp dụng trên thực tế được phân tích chi tiết trong bài viết dưới đây, Quý độc giả vui lòng tham khảo thêm:

Luật Giao dịch điện tử Việt Nam sửa đổi năm 2023: Hướng dẫn về hiệu lực pháp lý và cách thức xử lý trên thực tế đối với hợp đồng dưới định dạng PDF và chữ ký điện tử

Việc sử dụng hợp đồng điện tử và chữ ký điện tử một cách phù hợp giúp đồng thời đẩy nhanh quá trình giao kết hợp đồng, tiết kiệm chi phí và bảo đảm giá trị chứng cứ. Đặc biệt trong các giao dịch quốc tế, phương thức này giúp giảm thiểu ảnh hưởng của khoảng cách địa lý và chênh lệch múi giờ, qua đó nâng cao hiệu quả của công tác giao kết và quản lý hợp đồng.

Trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, tranh chấp liên quan đến chất lượng là một trong những loại tranh chấp có tần suất phát sinh rất cao. Vì vậy, hợp đồng cần quy định chi tiết các nội dung dưới đây hoặc viện dẫn rõ ràng các quy cách, tiêu chuẩn áp dụng.

Xác định rõ hàng hóa: Ghi cụ thể hàng hóa thuộc đối tượng của hợp đồng, mẫu mã, số lượng, quy cách, cấp chất lượng và các thông tin liên quan nhằm loại bỏ sự không rõ ràng.

Thực hiện trước việc hiệu chuẩn và kiểm định chất lượng: Trường hợp cần hiệu chuẩn hoặc kiểm định chất lượng trước khi giao hàng, hợp đồng cần quy định phương thức thực hiện, người chịu trách nhiệm và bên chịu chi phí.

Kiểm tra trước các quy định nhập khẩu của Việt Nam: Đối với một số nhóm hàng hóa, việc chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật, sử dụng dấu hợp quy CR hoặc đánh giá sự phù hợp là yêu cầu bắt buộc trước khi hàng hóa được lưu thông tại Việt Nam. Do đó, cần kiểm tra và thực hiện trước các thủ tục này nhằm tránh ảnh hưởng đến kế hoạch nhập khẩu.

Cung cấp giấy chứng nhận chất lượng: Quy định nghĩa vụ của bên bán trong việc cung cấp đầy đủ các giấy chứng nhận và báo cáo kiểm tra liên quan đến chất lượng hàng hóa.

Quy định rõ phương pháp và tiêu chuẩn kiểm tra: Hợp đồng cần quy định cụ thể về kiểm tra trước khi giao hàng (Pre-shipment Inspection), kiểm tra tại cảng Việt Nam, tiêu chuẩn AQL và các nội dung liên quan; đồng thời xác định rõ các tiêu chuẩn được viện dẫn như ASTM, ISO hoặc EN. Các tài liệu chứng minh như COC, tức giấy chứng nhận phù hợp, hoặc báo cáo kiểm tra của tổ chức kiểm định độc lập như SGS, BV hoặc Intertek cũng cần được quy định cụ thể.

Xử lý khuyết tật tiềm ẩn (Latent Defects): Cần có quy định riêng đối với các khuyết tật không thể phát hiện thông qua kiểm tra bằng mắt thường và quy định thời hạn khiếu nại độc lập với thời hạn bảo hành. Ngoài ra, hợp đồng cũng nên quy định phương pháp lấy mẫu, trình tự giám định và trách nhiệm chịu chi phí tái giám định, bao gồm cả việc phân bổ chi phí trong trường hợp kết quả tái giám định khác với kết quả giám định lần đầu.

Việc quy định rõ các vấn đề về chất lượng ngay từ giai đoạn giao kết hợp đồng là một trong những biện pháp hiệu quả nhất để phòng ngừa tranh chấp. Đặc biệt, khi doanh nghiệp Nhật Bản giao dịch với doanh nghiệp Việt Nam, cần xem xét đồng thời các tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn trong nước của Việt Nam, đồng thời xây dựng cơ chế kiểm tra phù hợp trên thực tế.

Trong các giao dịch xuất nhập khẩu với doanh nghiệp Việt Nam, các bên phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quản lý ngoại hối. Khi giao kết hợp đồng, cần làm rõ các nội dung dưới đây.

Nghĩa vụ thanh toán qua ngân hàng: Theo pháp luật Việt Nam, mọi khoản thanh toán liên quan đến giao dịch xuất nhập khẩu phải được thực hiện bằng hình thức chuyển khoản thông qua ngân hàng được cấp phép hoạt động tại Việt Nam, trừ một số trường hợp ngoại lệ rất hạn chế. Việc thanh toán bằng tiền mặt hoặc thanh toán ngoài hệ thống ngân hàng có nguy cơ bị xem là vi phạm quy định về quản lý ngoại hối.

Đồng tiền thanh toán và tỷ giá hối đoái: Hợp đồng có thể quy định việc thanh toán bằng ngoại tệ như USD hoặc JPY. Tuy nhiên, khi thực hiện thanh toán tại Việt Nam, các bên phải tuân thủ quy định về quản lý ngoại hối. Hợp đồng nên quy định rõ tỷ giá quy đổi, ngày áp dụng tỷ giá và trách nhiệm chịu phí ngân hàng.

Những điểm cần lưu ý về tài trợ thương mại, L/C và giao dịch trả chậm: Kể từ tháng 7 năm 2024, các quy định về khoản vay nước ngoài liên quan đến việc thanh toán hợp đồng nhập khẩu và thư tín dụng (L/C) đã có sự thay đổi. Đối với việc thanh toán tiền nhập khẩu bằng khoản vay từ nước ngoài hoặc việc mở và sử dụng L/C, cần kiểm tra các quy định quản lý ngoại hối mới nhất và thực hiện đầy đủ các thủ tục thông báo, đăng ký hoặc chấp thuận cần thiết.

Việc bảo đảm tính hợp pháp của hoạt động chuyển tiền quốc tế và sự phù hợp với quy định quản lý ngoại hối ngay từ giai đoạn giao kết hợp đồng có ý nghĩa trực tiếp trong việc phòng ngừa tranh chấp thanh toán và vi phạm pháp luật. Đặc biệt, khi doanh nghiệp Nhật Bản giao dịch với doanh nghiệp Việt Nam, việc xác định rõ phương thức thanh toán qua ngân hàng và tuân thủ quy định về ngoại tệ cần được xem là vấn đề ưu tiên hàng đầu.

Trong các giao dịch nhập khẩu vào Việt Nam, việc thực hiện chính xác thủ tục hải quan, nghĩa vụ thuế và quản lý chứng từ là điều cần thiết để phòng tránh rủi ro về thuế nhập khẩu và tình trạng chậm thông quan. Công ty Luật Betoho khuyến nghị các bên làm rõ các nội dung dưới đây ngay từ giai đoạn giao kết hợp đồng.

Khai báo hải quan và khai báo trị giá hóa đơn

Theo pháp luật hải quan Việt Nam, các chứng từ nhập khẩu như hợp đồng mua bán (Sales Contract), hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (B/L) và Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) phải thống nhất về tên hàng, quy cách và số lượng. Sự không thống nhất giữa các chứng từ có thể dẫn đến việc điều chỉnh số thuế phải nộp, chậm thông quan hoặc phát sinh nguy cơ bị xử phạt.

Tuân thủ quy định về C/O và quy tắc xuất xứ

Việc xin cấp và nộp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) là điều kiện cần thiết để được hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do (FTA). Điều kiện cấp C/O và quy tắc xuất xứ được áp dụng nghiêm ngặt theo từng FTA và pháp luật Việt Nam. Vì vậy, cần kiểm tra trước các điều kiện áp dụng, đồng thời thực hiện việc xin cấp và quản lý C/O một cách phù hợp.

Xử lý thuế nhà thầu nước ngoài (FCT)

Trường hợp doanh nghiệp nước ngoài thực hiện hợp đồng tại Việt Nam, giao dịch có thể thuộc đối tượng chịu thuế nhà thầu nước ngoài (Foreign Contractor Tax, FCT). Trước khi giao kết hợp đồng, các bên cần tham vấn chuyên gia thuế hoặc luật sư để xác định giao dịch có thuộc đối tượng chịu FCT hay không, mức thuế áp dụng, bên có nghĩa vụ nộp thuế là bên bán hay bên mua, cũng như trình tự kê khai và nộp thuế.

Việc quy định rõ trong hợp đồng và thực hiện nghiêm túc trên thực tế các thỏa thuận liên quan đến thuế, thủ tục hải quan và chứng từ nhập khẩu sẽ góp phần giảm thiểu rủi ro thuế, tối ưu hóa chi phí nhập khẩu và bảo đảm quá trình thông quan được thực hiện thuận lợi.

Trong hợp đồng giao dịch quốc tế, sự thay đổi chính sách hoặc việc áp dụng các biện pháp phòng vệ thương mại của nước xuất khẩu hoặc nước nhập khẩu có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc thực hiện hợp đồng. Vì vậy, hợp đồng cần quy định rõ các điều khoản về rủi ro chính sách và cơ chế xử lý khi áp dụng biện pháp phòng vệ thương mại nhằm ứng phó với những yếu tố bất định có thể phát sinh trong tương lai.

Hợp đồng nên cho phép áp dụng các biện pháp sau:

·      Điều chỉnh giá hợp đồng

·      Gia hạn thời hạn giao hàng

·      Thay đổi điều kiện giao dịch

·      Chấm dứt hợp đồng mà không phải chịu phạt vi phạm hoặc bồi thường thiệt hại

Qua đó, ngay cả khi sự thay đổi của pháp luật hoặc chính sách ảnh hưởng đến các điều kiện giao dịch, các bên vẫn có cơ chế để linh hoạt xử lý.

Trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, các bên có quyền tự do thỏa thuận về pháp luật áp dụng và cơ quan giải quyết tranh chấp. Pháp luật áp dụng có thể là pháp luật của nước bên bán, pháp luật của nước bên mua hoặc pháp luật của một nước thứ ba.

Đối với cơ quan giải quyết tranh chấp, các bên có thể lựa chọn Tòa án hoặc tổ chức trọng tài. Tuy nhiên, để bản án của Tòa án nước ngoài được công nhận và thi hành tại Việt Nam, cần có điều ước quốc tế có liên quan hoặc áp dụng nguyên tắc có đi có lại. Vì vậy, trường hợp địa điểm thi hành bản án là Việt Nam, các bên không nên lựa chọn Tòa án nước ngoài làm cơ quan giải quyết tranh chấp.

Ngoài ra, xét đến tính chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn của cơ quan giải quyết tranh chấp trong lĩnh vực giao dịch quốc tế, các bên được khuyến nghị lựa chọn trọng tài. Trọng tài có những ưu điểm như thủ tục linh hoạt, tranh chấp được xem xét bởi các trọng tài viên có chuyên môn cao, đồng thời phán quyết trọng tài quốc tế tương đối thuận lợi trong việc được công nhận và thi hành theo Công ước New York và các cơ chế pháp lý có liên quan.