Nhiều doanh nghiệp Nhật Bản đầu tư vào Việt Nam không có đủ hiểu biết về thị trường, tập quán thương mại và cách thức đàm phán với nhà cung cấp tại địa phương. Do đó, họ buộc phải phụ thuộc rất nhiều vào nhân viên người bản xứ hoặc các bên môi giới trong hoạt động mua sắm và cung ứng. Hậu quả là doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thiết lập một hệ thống quản lý thu mua minh bạch, đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu.

Văn hóa "Kickback" nghiêm trọng và sự gia tăng chi phí tiềm ẩn

Trong tập quán thương mại tại Việt Nam, văn hóa nhận tiền hoa hồng (kickback/rebate) là một vấn đề diễn ra thường ngày và ăn sâu bám rễ. Nhiều doanh nghiệp Nhật Bản đang phải gánh chịu những "chi phí ngầm" này mỗi ngày, khiến năng lực cạnh tranh của họ dần bị bào mòn. Việc nhân viên nhận kickback từ nhà cung cấp sẽ hình thành nên một mối quan hệ "lợi ích nhóm" giữa người phụ trách nội bộ và bên cung cấp, dẫn đến các rủi ro sau:

• Che giấu các hành vi gian lận.
• Thiết lập các điều kiện có lợi cho nhà cung cấp.
• Cố định hóa môi trường giao dịch gây bất lợi cho công ty.

Rủi ro từ sự móc ngoặc, thông đồng với nhà cung cấp

Ở một số nơi, có tình trạng nhân viên thu mua hoặc người thân của họ góp vốn, có mối liên hệ mật thiết với các công ty cung cấp, dẫn đến việc cố tình làm ngơ trước những vi phạm hợp đồng hay hành vi gian lận. Sự móc ngoặc này làm gia tăng tổn thất kinh tế và rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

Các ví dụ cụ thể về "Chi phí ngầm"

Dưới đây là các trường hợp điển hình thường thấy tại hiện trường thu mua của các doanh nghiệp Nhật Bản:

• Nhân viên thu mua yêu cầu và nhận kickback theo "luật ngầm", từ đó ưu tiên lựa chọn một số nhà cung cấp nhất định (Ví dụ: thông qua việc thuyết phục nội bộ hoặc ngụy tạo báo giá để ưu tiên các đơn vị có khả năng chi hoa hồng).
• Nhà cung cấp chuyển chi phí kickback vào giá bán hoặc làm giảm chất lượng sản phẩm để bù đắp chi phí.
• Nhân viên thu mua và nhà cung cấp cấu kết làm giả báo giá, hợp đồng, chứng từ nhằm qua mặt sự kiểm duyệt của công ty mẹ hoặc ban giám đốc

(Thủ đoạn phổ biến là lấy tên và con dấu của các công ty có thật trên mạng để nhào nặn ra các "Báo giá so sánh" giả mạo).

Ảnh hưởng về mặt quản trị và pháp lý

Những "chi phí tiềm ẩn" này thoạt nhìn không dễ phát hiện, nhưng lại gây ra sự gia tăng chi phí mang tính cơ cấu và liên tục. Hậu quả cuối cùng dẫn đến:

• Chi phí thu mua tăng cao.
• Giá thành sản phẩm bị đội lên, làm giảm sức cạnh tranh.
• Gia tăng rủi ro vi phạm các quy định về chống hối lộ, tham nhũng (đặc biệt đối với các doanh nghiệp FDI coi trọng các tiêu chuẩn tuân thủ toàn cầu).

Để đối phó với tình trạng chi phí thiếu minh bạch và rủi ro gian lận trong hoạt động thu mua như đã nêu trên, nhiều doanh nghiệp Nhật Bản đang áp dụng các biện pháp kiểm soát nội bộ sau:

• Thắt chặt quy trình phê duyệt.
• Áp dụng chế độ đấu thầu.
• Bắt buộc phải lấy báo giá từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Thoạt nhìn, đây có vẻ là những biện pháp hiệu quả, nhưng trên thực tế, chúng thường chỉ dừng lại ở mức độ "kiểm soát hình thức" và không giúp ngăn chặn tận gốc các hành vi gian lận.

Những hạn chế tiềm ẩn của các biện pháp kiểm soát mang tính hình thức

Thực tế tại các doanh nghiệp cho thấy, những biện pháp kiểm soát hình thức rất dễ bị vô hiệu hóa bởi các thủ đoạn sau:

• Các nhà cung cấp thông đồng, bắt tay nhau từ trước để thống nhất giá cả và nội dung báo giá, tạo ra sự cạnh tranh "giả tạo".
• Ngay từ khâu thiết kế hồ sơ mời thầu đã được dàn xếp tinh vi để "một nhà thầu cụ thể chắc chắn trúng thầu".
• Quy trình thu mua và phê duyệt nội bộ thiếu đi chức năng kiểm chứng độc lập, khiến gian lận dễ dàng bị bỏ lọt.
• Người phê duyệt cuối cùng (phần lớn là Giám đốc người Nhật) do những hạn chế về thời gian và công việc thực tế, không thể kiểm tra được bản chất thực sự của báo giá hay nội dung hợp đồng.

Như vậy, với những biện pháp kiểm soát thiếu tính thực chất, việc phát hiện ra sai phạm là cực kỳ khó khăn nếu có người nội bộ tiếp tay cho gian lận.

Tầm quan trọng của hệ thống giám sát và kiểm chứng thực chất

Để hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả, ngoài quy trình phê duyệt hình thức, doanh nghiệp cần phải xây dựng một cơ chế có khả năng phát hiện gian lận một cách thực chất, bao gồm:

• Kiểm tra hoạt động thu mua dưới góc nhìn độc lập của bên thứ ba.
• Thực hiện kiểm toán thu mua và phân tích dữ liệu định kỳ.
• Xây dựng hệ thống tố giác nội bộ và từ bên ngoài.

3.1. Khái niệm về Audit Vendor

Audit Vendor (Kiểm toán nhà cung cấp/Kiểm toán thu mua) là hoạt động kiểm chứng và đánh giá toàn bộ quy trình thu mua, mua sắm, thanh toán cũng như các nhà cung cấp hiện tại của doanh nghiệp, được thực hiện dưới một lập trường độc lập.

Mục đích chính của Audit Vendor bao gồm:

• Kiểm chứng tính minh bạch và hợp lý của báo giá, đơn đặt hàng và hợp đồng.
• Đánh giá rủi ro phát sinh xung đột lợi ích và kickback.
• Xác định các dấu hiệu bất thường, gian lận về giá cả, chất lượng, thời hạn giao hàng và chứng từ.
• Đề xuất các giải pháp cải thiện quy trình thu mua và hệ thống kiểm soát nội bộ.

Sự khác biệt giữa Audit Vendor và Kiểm toán nội bộ

Khác với việc tự kiểm tra trong nội bộ, đặc điểm nổi bật nhất của Audit Vendor là tiến hành kiểm chứng độc lập đối với thị trường và các nhà cung cấp bên ngoài.

3.2. Phạm vi thực hiện của Audit Vendor

Phạm vi điều tra của Audit Vendor có thể được thiết lập linh hoạt tùy theo tình hình thực tế của doanh nghiệp, nhưng thông thường sẽ bao gồm:

• So sánh giá cả với mặt bằng chung của thị trường (Market benchmark).
• Kiểm tra tính hợp lý của giá cả bằng cách đóng vai bên thứ ba để lấy báo giá thực tế.
• Phỏng vấn, trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp để xác định văn hóa giao dịch và sự tồn tại của kickback.
• Rà soát các hồ sơ liên quan đến đấu thầu và lựa chọn nhà cung cấp.
• Kiểm tra chéo (cross-check) giữa hợp đồng, dữ liệu mua hàng và dữ liệu thanh toán.
• Phỏng vấn ngẫu nhiên nhân viên và nhà cung cấp.
• Xác nhận tình hình tuân thủ quy chế nội bộ và quy định pháp luật.

3.3. Lợi ích chiến lược của Audit Vendor

Audit Vendor không đơn thuần chỉ là công cụ cắt giảm chi phí, mà là một biện pháp chiến lược giúp tăng cường tính minh bạch và năng lực quản trị của doanh nghiệp từ gốc rễ.

• Tối ưu hóa chi phí thực chất: Điều chỉnh các chi phí bất hợp lý bị chênh lệch so với giá thị trường, cắt giảm đáng kể chi phí thu mua thông qua việc rà soát lại nhà cung cấp và đàm phán lại các điều kiện hợp đồng.
• Loại bỏ "Chi phí ngầm" (Kickback): Việc thực hiện kiểm toán độc lập bởi bên thứ ba là một tín hiệu mạnh mẽ thể hiện thái độ tuân thủ nghiêm ngặt đối với cả trong và ngoài công ty, mang lại hiệu quả răn đe gian lận cao.
• Tăng cường kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro: Audit Vendor hoạt động như một công cụ bổ trợ cho hệ thống kiểm soát nội bộ, có khả năng đáp ứng các quy định khắt khe về chống hối lộ quốc tế như FCPA hay UK Bribery Act.
• Nâng cao trách nhiệm giải trình và độ tin cậy với công ty mẹ/cổ đông: Báo cáo kiểm toán độc lập là bằng chứng khách quan chứng minh tính minh bạch trong điều hành và năng lực kiểm soát đối với công ty mẹ, góp phần củng cố hệ thống quản trị.

3.4. Các bước thực hiện Audit Vendor

Q1. Nên thực hiện Audit Vendor với tần suất như thế nào?

Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, số lượng nhà cung cấp và mức độ rủi ro, nhưng đối với phần lớn các doanh nghiệp, chúng tôi khuyến nghị nên thực hiện ít nhất 1 lần/năm. Việc kiểm toán định kỳ sẽ giúp duy trì được tính minh bạch và sự cạnh tranh trong hoạt động thu mua.

Q2. Những điểm cần lưu ý khi thực hiện là gì?

Do Audit Vendor mang một khía cạnh là nhằm phát hiện các hành vi gian lận, nên việc quản lý thông tin và bảo mật triệt để là vô cùng quan trọng. Việc không để lộ thông tin trước cho những người liên quan và phán đoán đúng thời điểm để tiến hành điều tra sẽ giúp cuộc kiểm toán đạt được tính thực thi và hiệu quả cao nhất.