• Tại Việt Nam, quan hệ lao động (hợp đồng lao động) là sự thỏa thuận bằng văn bản dựa trên quy định của Bộ luật Lao động, nhằm quy định về việc trả lương, điều kiện làm việc, cũng như quyền và nghĩa vụ của các bên. Về nguyên tắc, nếu người lao động làm việc từ 01 tháng trở lên thì các bên phải giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản trước khi người lao động bắt đầu làm việc.
• Hợp đồng lao động gồm có hai loại: "Hợp đồng lao động không xác định thời hạn" và "Hợp đồng lao động xác định thời hạn". Đối với loại xác định thời hạn, thời gian hiệu lực của hợp đồng không được quá 36 tháng.
• Hợp đồng lao động phải ghi rõ các nội dung chủ yếu như: tên, địa chỉ, số giấy tờ tùy thân của các bên; công việc và địa điểm làm việc; thời hạn của hợp đồng; mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, các khoản phụ cấp; chế độ nâng lương, nâng bậc; thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, ngày nghỉ; trang bị bảo hộ lao động cho người lao động; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp; đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ năng nghề. Đây là các điều khoản bắt buộc phải có theo quy định của pháp luật lao động nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động. Ngoài ra, hợp đồng lao động phải được lập bằng tiếng Việt; trường hợp thuê lao động là người nước ngoài thì thông thường sẽ dịch và song ngữ với ngôn ngữ mẹ đẻ của họ hoặc tiếng Anh.

2.1. Hình thức giao kết

Thử việc là chế độ có thể được thiết lập trước khi các bên ký hợp đồng lao động chính thức. Theo Điều 24 Bộ luật Lao động năm 2019, các bên có thể thỏa thuận về thử việc bằng một trong hai hình thức: "Ghi thoả thuận về thử việc trong hợp đồng lao động" hoặc "Giao kết hợp đồng thử việc riêng". Trong cả hai trường hợp, hợp đồng đều phải thể hiện rõ các thông tin của hai bên, nội dung công việc và điều kiện làm việc trong thời gian thử việc.

2.2. Thời gian thử việc

Thời gian thử việc được thiết lập căn cứ vào tính chất chuyên môn, mức độ phức tạp của công việc và chỉ được áp dụng 01 lần đối với một vị trí công việc. Thời hạn tối đa cụ thể như sau:

• Đối với người quản lý doanh nghiệp (ví dụ: người đại diện theo pháp luật hoặc các chức danh quản lý điều hành theo quy định của Luật Doanh nghiệp): Thời gian thử việc không quá 180 ngày.
• Đối với công việc cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ đại học trở lên: Không quá 60 ngày.
• Đối với công việc cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật trung cấp, cao đẳng, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ: Không quá 30 ngày.
• Đối với các công việc khác: Không quá 06 ngày làm việc.

Lưu ý: Về nguyên tắc, không được áp dụng thử việc đối với người lao động giao kết hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng.

2.3. Tiền lương trong thời gian thử việc

Tiền lương của người lao động trong thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng phải ít nhất bằng 85% mức lương của công việc đó sau khi nhận chính thức. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý không để mức lương thử việc thấp hơn ngưỡng giới hạn này khi so sánh với thang lương chính thức.

2.4. Kết thúc thời gian thử việc

Khi kết thúc thời gian thử việc, người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải thông báo kết quả thử việc cho người lao động. Nếu đạt yêu cầu thì người sử dụng lao động tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã giao kết (trường hợp thỏa thuận thử việc trong hợp đồng lao động) hoặc phải giao kết hợp đồng lao động chính thức (trường hợp ký hợp đồng thử việc riêng). Nếu không đạt yêu cầu thì người sử dụng lao động có quyền chấm dứt hợp đồng lao động đã giao kết hoặc hợp đồng thử việc. Trong thời gian thử việc, mỗi bên đều có quyền hủy bỏ thỏa thuận thử việc mà không cần báo trước và không phải bồi thường.

3.1. Thời điểm giao kết

Về nguyên tắc, hợp đồng lao động chính thức phải được giao kết trước khi người lao động bắt đầu làm việc. Trong trường hợp các bên ký hợp đồng thử việc riêng, thì ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc, các bên phải tiến hành giao kết hợp đồng lao động chính thức nếu đạt yêu cầu.

3.2. Các nội dung bắt buộc phải có

• Hợp đồng lao động bắt buộc phải chứa đựng các nội dung chủ yếu đã nêu tại Mục 01 (thông tin các bên, công việc, thời hạn hợp đồng, tiền lương, phụ cấp, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, v.v.). Đặc biệt, các quy định về mức lương, hình thức và thời hạn trả lương, quy chế nâng lương, nâng bậc, các khoản phụ cấp và phúc lợi, chế độ đào tạo cần được ghi nhận một cách chính xác, rõ ràng để phòng ngừa tranh chấp sau khi tuyển dụng. Đây là những yếu tố cấu thành cơ bản của một hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật.
• Bên cạnh các nội dung bắt buộc theo luật định, các bên có thể thỏa thuận thêm các điều khoản khác vào hợp đồng lao động dựa trên sự tự nguyện.
• Ví dụ: Khi người lao động làm việc có liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ của doanh nghiệp thì người sử dụng lao động có quyền thỏa thuận bằng văn bản với người lao động về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ, quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên cũng như trách nhiệm bồi thường thiệt hại khi vi phạm.

3.3. Ngôn ngữ của hợp đồng

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, hợp đồng lao động bắt buộc phải được lập bằng tiếng Việt. Khi tuyển dụng lao động là người nước ngoài, thông thường doanh nghiệp sẽ lập hợp đồng dưới dạng song ngữ (tiếng Việt và ngôn ngữ mẹ đẻ của người lao động hoặc tiếng Anh) để người lao động có thể hiểu rõ nội dung. Việc chuẩn bị hợp đồng đa ngôn ngữ giúp quá trình giao tiếp giữa người sử dụng lao động và người lao động diễn ra thông suốt, tránh các tranh chấp phát sinh từ sự hiểu lầm.

① Bỏ qua việc giao kết Hợp đồng thử việc

Lỗi này thường xảy ra ở các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ hoặc các doanh nghiệp có tần suất tuyển dụng ít, nơi họ thường đơn giản hóa và bỏ qua khâu ký hợp đồng thử việc. Tuy nhiên, việc không giao kết hợp đồng thử việc sẽ dẫn đến các rủi ro pháp lý và vận hành như sau:

• Quản lý thời gian thử việc bị lỏng lẻo, mập mờ.
• Điều kiện làm việc và chế độ đãi ngộ trong thời gian thử việc (tiền lương, phúc lợi, v.v.) không rõ ràng.
• Thiếu phương pháp đánh giá sau thử việc cũng như tiêu chí phân định rõ ràng giữa việc đạt hay không đạt yêu cầu để nhận chính thức.
• Dễ phát sinh tranh chấp lao động xoay quanh việc chấm dứt quan hệ lao động trong hoặc khi kết thúc thời gian thử việc.

Doanh nghiệp cần nhận thức rõ rằng hợp đồng thử việc không đơn thuần là một văn bản mang tính thủ tục hành chính, mà là một công cụ quản lý quan trọng giúp định hình quyền và nghĩa vụ của các bên trong giai đoạn thử thách, từ đó ngăn ngừa tranh chấp.

② Sai sót về "Thẩm quyền ký kết" Hợp đồng thử việc và Hợp đồng lao động

Hợp đồng thử việc cũng là một dạng thỏa thuận pháp lý, do đó thẩm quyền ký kết là yếu tố cực kỳ quan trọng. Về nguyên tắc, hợp đồng lao động và hợp đồng thử việc phải do Người đại diện theo pháp luật của công ty trực tiếp ký kết. Trường hợp Người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho người khác (như Giám đốc nhân sự, Trưởng bộ phận hành chính...) ký kết thì bắt buộc phải có Văn bản ủy quyền hợp pháp và rõ ràng.

Trong thực tế, tại các doanh nghiệp lớn, nhân sự phụ trách thường thay mặt người đại diện để ký hợp đồng. Tuy nhiên, nếu thẩm quyền ký hợp đồng thử việc không được ủy quyền một cách rõ ràng bằng văn bản, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với rủi ro hợp đồng bị tuyên bố vô hiệu.

③ Xác định sai thời gian thử việc

Pháp luật lao động Việt Nam quy định rất nghiêm ngặt về giới hạn thời gian thử việc tối đa cho từng chức danh, vị trí công việc. Doanh nghiệp không được áp dụng thử việc quá 01 lần đối với một vị trí công việc, và dù có thỏa thuận kéo dài hay gia hạn thì tổng thời gian thử việc cũng tuyệt đối không được vượt quá trần pháp lý.

Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng có thể linh hoạt điều chỉnh thời gian thử việc, dẫn đến việc áp dụng thời gian vượt quá quy định của luật trong thực tế. Khi thiết lập thời gian thử việc, doanh nghiệp bắt buộc phải đối chiếu kỹ lưỡng với các hạn mức tối đa mà pháp luật cho phép.

④ Hiểu sai về mối quan hệ giữa Thời gian thử việc và Nghĩa vụ đóng Bảo hiểm xã hội

Đây là vấn đề cực kỳ dễ gây nhầm lẫn trong thực tế vận hành doanh nghiệp.

• Nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp ký hợp đồng lao động ngay từ đầu, trong đó cài cắm điều khoản "thời gian thử việc là 02 tháng". Trong trường hợp này, do hợp đồng lao động đã được xác lập, nên nếu tổng thời hạn của hợp đồng đó từ 03 tháng trở lên, doanh nghiệp phát sinh nghĩa vụ phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động ngay cả trong thời gian thử việc.
• Ngược lại, nếu doanh nghiệp ký một Hợp đồng thử việc riêng biệt với hợp đồng lao động, thì về nguyên tắc, doanh nghiệp không phát sinh nghĩa vụ phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động trong thời gian thử việc này.

Nếu không hiểu rõ sự khác biệt giữa hai hình thức này khi lựa chọn cấu trúc hợp đồng, doanh nghiệp sẽ đối mặt với rủi ro bị truy thu bảo hiểm xã hội hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính thông qua các đợt thanh kiểm tra.

⑤ Điều khoản về Tiền lương thử việc quy định không rõ ràng

Tiền lương thử việc phải đạt ít nhất 85% mức lương chính thức. Trong thực tế, ngay cả khi mức lương thử việc được thiết lập thấp hơn lương chính thức, doanh nghiệp vẫn có thể tránh được rủi ro vi phạm pháp luật nếu quy định rõ ràng tách biệt giữa lương cơ bản và các khoản phụ cấp.

Tuy nhiên, nếu điều khoản tiền lương được soạn thảo một cách mập mờ, hoặc chỉ ghi chung chung là "mức lương thấp hơn trong thời gian thử việc", cơ quan chức năng sẽ áp dụng nguyên tắc giải thích có lợi cho người lao động, dẫn đến việc doanh nghiệp có thể bị phán quyết là vi phạm quy định về tiền lương.

⑥ Hiểu sai về quy trình xử lý trường hợp không đạt yêu cầu (không đạt thử việc)

• Nhiều doanh nghiệp rập khuôn tư duy rằng "đã thử việc thì bắt buộc phải duy trì cho đến khi hết thời hạn thử việc". Tuy nhiên, Bộ luật Lao động Việt Nam quy định rất rõ ràng: trong thời gian thử việc, mỗi bên đều có quyền hủy bỏ thỏa thuận thử việc mà không cần báo trước và không phải bồi thường. Điều này đồng nghĩa với việc ngay cả khi chưa hết thời gian thử việc, nếu doanh nghiệp đánh giá người lao động không có năng lực phù hợp với công việc, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền chấm dứt hợp đồng ngay lập tức.
• Một câu hỏi mà các doanh nghiệp Nhật Bản thường đặt ra cho chúng tôi là: "Khi người lao động không đạt thử việc, doanh nghiệp phải giải trình lý do đến mức độ nào?". Trong thực tế thực thi, việc chia sẻ sơ lược về kết quả đánh giá và chỉ ra những điểm chưa đạt tiêu chuẩn là một ứng xử quản trị tốt được khuyến khích; tuy nhiên, pháp luật không bắt buộc người sử dụng lao động phải có nghĩa vụ thuyết phục người lao động đồng ý, cũng như không bắt buộc phải chứng minh tính chính đáng của kết quả đánh giá đó trước người lao động. Đánh giá thử việc bản chất là quyền quyết định thuộc về kỹ năng quản trị và thẩm quyền tự quyết của người sử dụng lao động. Miễn là quyết định đó dựa trên các tiêu chí đánh giá đã được chia sẻ trước, rủi ro pháp lý đối với doanh nghiệp là rất thấp.