【Tái thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ và triệt để tuân thủ pháp luật tại doanh nghiệp FDI】

Trong quá trình cung cấp dịch vụ hỗ trợ pháp lý cho các doanh nghiệp Nhật Bản tiến vào Việt Nam, Công ty Luật BETOHO (BETOHO LAW FIRM) đã chứng kiến vô số rắc rối phát sinh từ "bức tường thiếu minh bạch" giữa ban giám đốc và bộ phận thực thi. Lần này, chúng tôi xin giới thiệu một vụ việc điển hình về "Kiểm soát nội bộ và Quản trị doanh nghiệp" tại một nhà máy có quy mô 500 nhân viên mà chúng tôi đã trực tiếp tham gia giải quyết.

Sự việc bắt đầu khi một vị Tân Tổng Giám đốc người Nhật được bổ nhiệm sang tiếp quản công ty con tại Việt Nam của một doanh nghiệp sản xuất Nhật Bản. Đã 6 tháng trôi qua kể từ khi nhậm chức, vị Tổng Giám đốc mới này rơi vào tình trạng bị "phong tỏa thông tin" nghiêm trọng.

Mọi báo cáo từ hiện trường cũng như các chỉ đạo của Tổng Giám đốc đều phải đi qua "bộ lọc" là Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự, làm dấy lên sự hoài nghi về việc thông tin không được truyền đạt một cách trung thực và chính xác. Tình trạng thiếu minh bạch này khiến tổ chức bị trì trệ; công ty phải đối mặt với thực trạng doanh thu đi ngang nhưng chi phí vận hành lại không ngừng phình to.

Sau đó, khi Tổng Giám đốc quyết liệt thực hiện các biện pháp cắt giảm chi phí (như rà soát lại nhà cung cấp, kiểm tra chi tiết chi phí vật tư tiêu hao và đồng phục, v.v.), bộ phận Hành chính - Nhân sự đã phản kháng dữ dội. Trước sự chống đối bất thường này, Tổng Giám đốc tin chắc rằng đã có sự "móc ngoặc giữa các bên có quyền lợi liên quan" và quyết định ủy thác cho BETOHO tiến hành điều tra nhằm làm sáng tỏ toàn bộ sự việc.

Ngay sau khi chúng tôi bắt tay vào hoạt động kiểm toán nghiệp vụ (business audit), Trưởng phòng và Phó phòng Hành chính - Nhân sự đã đột ngột nộp đơn từ chức mà từ chối bàn giao công việc. Hành vi "trốn chạy" này chính là dấu hiệu mang tính quyết định, củng cố thêm bằng chứng về sự gian lận của họ.

Nhận ủy thác từ khách hàng, BETOHO lập tức triển khai phương án đối phó hai mũi nhọn như sau:

• Tái cấu trúc vận hành: Nhằm ngăn chặn nguy cơ nhà máy phải ngừng hoạt động do sự rời đi của các nhân sự chủ chốt, chúng tôi đã nhanh chóng khôi phục luồng công việc (workflow) của phòng Hành chính - Nhân sự, đảm bảo duy trì hệ thống vận hành bình thường.
• Điều tra triệt để hành vi gian lận: Chúng tôi đã phối hợp chặt chẽ với những "nhân sự nội bộ đáng tin cậy" - những người từ trước đến nay chưa từng có cơ hội tiếp xúc trực tiếp với Ban giám đốc. Bằng việc kết hợp sự hợp tác của họ cùng kiến thức pháp lý chuyên môn của mình, chúng tôi đã thu thập được bằng chứng xác đáng về việc nhóm nhân sự nói trên trong suốt nhiều năm đã nhận những khoản tiền hoa hồng (kickback) khổng lồ từ các nhà cung cấp, gây thiệt hại nghiêm trọng cho công ty.

Tiếp nhận ý chí kiên quyết của Tổng Giám đốc: "Dù phải đánh đổi bằng bất cứ công sức nào cũng phải truy cứu trách nhiệm đến cùng", BETOHO với tư cách là đại diện theo ủy quyền của công ty đã bước vào cuộc đàm phán đầy cam go với phía đối phương.

Trước những bằng chứng không thể chối cãi mà chúng tôi đưa ra, cuối cùng các bên đã đạt được thỏa thuận như sau:

• Hoàn trả một phần số tiền đã nhận bất chính cho công ty.
• Thừa nhận hành vi gian lận của bản thân.
• Đổi lại, phía công ty sẽ không tiến hành các thủ tục tố giác tội phạm (tố cáo hình sự) và khép lại vụ việc (giải quyết theo hướng khoan hồng).

Kết quả này đã khắc sâu một thông điệp mạnh mẽ trong nội bộ công ty rằng "Hành vi gian lận tuyệt đối không được dung thứ", đồng thời giúp doanh nghiệp lấy lại được văn hóa tổ chức lành mạnh.

Những vụ việc tương tự như case study này hoàn toàn không hiếm gặp tại các doanh nghiệp nơi quyền lực bị tập trung vào một vài cá nhân cụ thể và chức năng kiểm tra, giám sát chỉ mang tính hình thức.

Thông điệp gửi đến Quý Nhà đầu tư và Ban Điều hành:

1. Thời điểm chuyển giao Ban điều hành là cơ hội "Khám sức khỏe" doanh nghiệp: Đây là thời điểm vàng để loại bỏ những "khối u" trong tổ chức và kiện toàn lại bộ máy.

2. Sự minh bạch gắn liền với lợi nhuận: Việc rà soát chi tiết các chi phí nhỏ nhặt như vật tư tiêu hao hay quản lý nhà cung cấp không đơn thuần chỉ là tiết kiệm, mà còn là "đê chắn sóng" quan trọng giúp bóp nghẹt những mầm mống của sự gian lận.

3. Quyết định của người đứng đầu là tất cả: Chỉ khi người lãnh đạo thể hiện lập trường kiên định bảo vệ sự "chính trực", các chuyên gia pháp lý như chúng tôi mới có thể cung cấp tấm khiên phòng vệ pháp lý vững chắc và tối đa nhất.

Công ty Luật BETOHO (BETOHO LAW FIRM) không chỉ dừng lại ở những tư vấn pháp luật đơn thuần, chúng tôi cam kết đồng hành cùng Quý doanh nghiệp hướng tới việc xây dựng một nền tảng quản trị trong sạch và phát triển bền vững tại Việt Nam.