Giao dịch thương mại (hợp đồng) thường xuyên phát sinh trong hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, đặc biệt đối với doanh nghiệp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, có trường hợp doanh nghiệp quá chú trọng vào giai đoạn đàm phán trước khi ký kết hợp đồng mà xem nhẹ việc rà soát và sửa đổi nội dung chính thức của hợp đồng. Ngoài ra, khi doanh nghiệp Nhật Bản hoạt động tại Việt Nam, vì nhiều nguyên nhân khác nhau, không ít trường hợp doanh nghiệp chấp nhận nguyên trạng mẫu hợp đồng do đối tác cung cấp và tiến hành thực hiện mà chưa đánh giá đầy đủ các rủi ro tiềm ẩn. Để dự liệu và quản lý toàn bộ rủi ro, doanh nghiệp cần có sự tư vấn của luật sư hoặc chuyên gia. Tuy nhiên, đối với những rủi ro có khả năng dẫn đến tranh chấp hoặc thiệt hại nghiêm trọng, doanh nghiệp cũng có thể tự mình kiểm tra. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích và phân tích những rủi ro lớn đó.

Thông thường, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, trên thực tế, ngoài người đại diện theo pháp luật, nhiều chủ thể khác cũng có thể là người ký kết hợp đồng. Cụ thể, người ký có thể là Giám đốc kinh doanh, Giám đốc marketing khu vực, Phó Tổng Giám đốc, Trưởng bộ phận kế hoạch và thu mua, thậm chí là Kế toán trưởng hoặc Cố vấn cấp cao của doanh nghiệp.

Việc người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho người khác ký kết hợp đồng là hợp pháp và phổ biến trong thực tiễn. Tuy nhiên, để phòng ngừa rủi ro, doanh nghiệp cần phải kiểm tra các nội dung sau đây:

1.  Xác minh văn bản ủy quyền: Yêu cầu người ký kết hợp đồng cung cấp văn bản ủy quyền hợp lệ và kiểm tra nội dung của văn bản đó.

2.  Sự phù hợp của phạm vi ủy quyền: Kiểm tra hiệu lực của văn bản ủy quyền và xác định phạm vi thẩm quyền được ủy quyền có phù hợp với nội dung hợp đồng hay không.

Các rủi ro thường gặp:

·      Hợp đồng được ký kết khi không có văn bản ủy quyền hoặc văn bản ủy quyền đã hết hiệu lực.

·      Tại các doanh nghiệp lớn, thẩm quyền ký kết hợp đồng có thể được phân chia chi tiết theo từng lĩnh vực hoặc giá trị hợp đồng. Ví dụ, hợp đồng thương mại do người đại diện theo pháp luật ký, trong khi hợp đồng phục vụ hoạt động nội bộ do người phụ trách khác ký. Doanh nghiệp cũng có thể quy định hợp đồng có giá trị lớn phải do người đại diện theo pháp luật trực tiếp ký, còn hợp đồng có giá trị nhỏ được giao cho Giám đốc kinh doanh hoặc Phó Tổng Giám đốc ký.

Trường hợp hợp đồng được ký vượt quá phạm vi thẩm quyền nêu trên, nếu phát sinh tranh chấp giữa các bên và vụ việc được giải quyết tại Tòa án, hợp đồng có nguy cơ bị tuyên vô hiệu.

Biện pháp xử lý và khuyến nghị:

Thủ tục kiểm tra văn bản ủy quyền khi giao kết hợp đồng tương đối đơn giản và có thể được thực hiện nhanh chóng. Để phòng ngừa rủi ro khi hoạt động tại Việt Nam, doanh nghiệp Nhật Bản cần thực hiện đầy đủ các nội dung sau trước khi ký kết hợp đồng:

·      Kiểm tra hiệu lực và phạm vi của văn bản ủy quyền.

·      Kiểm tra việc phân bổ thẩm quyền ký kết có phù hợp với giá trị và loại hợp đồng hay không.

Trong các hợp đồng thương mại, cách ghi nhận tổng thể theo hình thức “Tổng giá trị của Hợp đồng này là YYY” dưới dạng trọn gói (lump sum) thường được sử dụng. Hình thức này dựa trên nguyên tắc tự do ý chí của các bên và không trái với pháp luật Việt Nam. Tuy nhiên, một phương án hợp lý hơn là không chỉ ghi nhận tổng giá trị hợp đồng mà còn phân chia và ghi rõ giá trị chi tiết của từng hạng mục.

Ví dụ về cách ghi nhận cụ thể:

1.  Hợp đồng cung cấp hàng hóa: Phân định rõ giá trị của từng loại hàng hóa hoặc giá trị của từng lô hàng.

2.  Hợp đồng kết hợp cung cấp hàng hóa và dịch vụ: Tách riêng giá trị hàng hóa và giá trị dịch vụ như lắp đặt, triển khai, kiểm tra và xác nhận.

3.  Hợp đồng dịch vụ: Ghi nhận riêng giá trị của từng dịch vụ như tư vấn, lắp đặt và bảo trì.

Việc ghi nhận chi tiết như trên đặc biệt có lợi cho doanh nghiệp ở vị trí cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Ví dụ, ngay cả khi phát sinh vấn đề đối với một phần hàng hóa hoặc dịch vụ, doanh nghiệp vẫn có thể bảo đảm việc nghiệm thu và thanh toán đối với các phần đã hoàn thành khác, qua đó tránh nguy cơ toàn bộ hợp đồng bị đình trệ.

Những vấn đề đặc biệt cần cân nhắc trong hợp đồng quốc tế:

Khi doanh nghiệp Nhật Bản hoạt động tại Việt Nam, việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ không chỉ giới hạn trong các giao dịch nội địa mà còn có thể là giao dịch quốc tế với Nhật Bản hoặc các quốc gia khác. Trong trường hợp này, cần đặc biệt lưu ý đến các rủi ro sau đây:

1.  Biến động tỷ giá: Cân nhắc rủi ro tỷ giá và đưa vào hợp đồng điều khoản cho phép điều chỉnh linh hoạt giá trị hợp đồng.

2.  Thuế và chi phí thông quan: Dự liệu việc phát sinh thuế xuất nhập khẩu và chi phí thông quan, đồng thời quy định rõ bên chịu các khoản chi phí này.

3.  Ước tính chi phí ban đầu: Ước tính các chi phí cần thiết trước khi ký kết hợp đồng và phản ánh các chi phí này trong kế hoạch kinh doanh hoặc báo giá gửi khách hàng.

Khuyến nghị:

·      Việc dự liệu và quy định trước trong hợp đồng các yếu tố rủi ro nêu trên có thể giúp giảm thiểu nguy cơ phát sinh chi phí ngoài dự kiến hoặc thiệt hại.

·      Ngoài ra, việc xây dựng các điều khoản phù hợp còn giúp phòng tránh những tranh chấp không cần thiết với đối tác.

Trong điều khoản thanh toán của hợp đồng thương mại, các bên thường quy định tiến độ thanh toán. Tiến độ này có thể được các bên tự do thỏa thuận dựa trên tình hình và kế hoạch tài chính của mỗi bên mà không chịu sự can thiệp của pháp luật. Tuy nhiên, qua thực tiễn hợp đồng tại Việt Nam, trong nhiều trường hợp, giá trị và tiến độ thanh toán được quy định chung theo hình thức trọn gói (lump sum), không được phân chia chi tiết ngay cả khi từng hạng mục có tính chất độc lập. Ngoài ra, tiến độ thanh toán kéo dài quá mức cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro.

Ví dụ cụ thể về rủi ro:

Đặc biệt đối với hợp đồng có giá trị lớn và bên cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ phải thu hồi tiền từ đối tác, các rủi ro sau đây có thể phát sinh:

1.  Khó khăn trong việc nghiệm thu: Trường hợp phát sinh vấn đề đối với một hạng mục dịch vụ hoặc một lô hàng cụ thể, việc nghiệm thu và thanh toán toàn bộ hợp đồng có thể bị đình trệ.

2.  Chậm thu hồi tiền: Một vấn đề phát sinh ở một phần công việc có thể dẫn đến việc chậm thu hồi toàn bộ giá trị hợp đồng.

Phương án được khuyến nghị:

Để giảm thiểu các rủi ro nêu trên, đặc biệt đối với hợp đồng có giá trị lớn hoặc hợp đồng có thể phân chia thành nhiều hạng mục, nên áp dụng các phương thức sau đây:

1.  Phân chia theo các mốc tiến độ: Xây dựng tiến độ thanh toán tương ứng với từng giai đoạn thực hiện quan trọng của hợp đồng (milestone).

2.  Thanh toán theo sản phẩm bàn giao: Phân chia việc thanh toán theo từng sản phẩm hoặc kết quả công việc phải bàn giao (deliverable).

Việc phân chia tiến độ thanh toán theo cách này giúp ngăn ngừa trường hợp vấn đề phát sinh đối với một hạng mục hoặc một lô hàng ảnh hưởng đến tiến độ bàn giao và thanh toán của các phần còn lại. Đặc biệt đối với doanh nghiệp ở vị trí cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, phương án này có tác dụng đáng kể trong việc giảm thiểu rủi ro thu hồi công nợ từ đối tác.

Khuyến nghị đối với doanh nghiệp Nhật Bản:

Khi soạn thảo hợp đồng để triển khai hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, doanh nghiệp Nhật Bản cần cân nhắc các nội dung sau đây liên quan đến việc phân chia tiến độ thanh toán:

1.  Xây dựng tiến độ thanh toán phù hợp với việc bàn giao và nghiệm thu tại từng giai đoạn.

2.  Xây dựng kế hoạch thanh toán độc lập đối với từng hạng mục nhằm giảm thiểu rủi ro trong trường hợp phát sinh vấn đề.

Trong hợp đồng thương mại, các điều khoản về bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm thường được sử dụng, nhưng cũng thường xuyên xuất hiện những sai sót liên quan đến các điều khoản này. Hai vấn đề chủ yếu bao gồm:

1.  Nhầm lẫn giữa bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm.

2.  Quy định mức tiền vượt quá khuôn khổ hoặc nguyên tắc được pháp luật Việt Nam hiện hành cho phép.

Sự khác biệt giữa bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm:

Cả hai đều là các hình thức trách nhiệm pháp lý được áp dụng khi xảy ra hành vi vi phạm hợp đồng, nhằm bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp của bên bị thiệt hại. Tuy nhiên, đây là hai chế định độc lập, có nguyên tắc và phương thức áp dụng khác nhau.

·      Bồi thường thiệt hại: Là khoản bồi thường nhằm khắc phục và bù đắp tổn thất cũng như khoản lợi ích mà bên bị thiệt hại đáng lẽ được hưởng. Chế tài này có thể được áp dụng ngay cả khi không được quy định rõ trong hợp đồng.

·      Phạt vi phạm: Là chế tài buộc bên vi phạm phải trả một khoản tiền khi xảy ra hành vi vi phạm hợp đồng và chỉ được áp dụng khi đã được các bên thỏa thuận rõ ràng trước trong hợp đồng.

Những điểm cần lưu ý đối với bồi thường thiệt hại:

Trong các hợp đồng thương mại quốc tế, đặc biệt là trường hợp có sự tham gia của các chủ thể pháp lý đến từ châu Âu hoặc Hoa Kỳ, hợp đồng có thể quy định “mức bồi thường thiệt hại ấn định trước” (liquidated damages). Ví dụ, nếu chất lượng hàng hóa không đáp ứng tiêu chuẩn theo hợp đồng, bên bán phải bồi thường cho bên mua một khoản tiền cố định, chẳng hạn ZZZ, hoặc một khoản tương đương ba lần giá trị hàng hóa. Tuy nhiên, theo pháp luật Việt Nam hiện hành, mức bồi thường thiệt hại được xác định trên cơ sở thiệt hại thực tế và trực tiếp. Vì vậy, nếu hợp đồng có điều khoản quy định mức bồi thường thiệt hại ấn định trước, điều khoản này có khả năng cao không được Tòa án công nhận khi phát sinh tranh chấp và có thể gặp khó khăn trong việc áp dụng trên thực tế.

Những điểm cần lưu ý đối với phạt vi phạm:

Pháp luật Việt Nam quy định mức phạt vi phạm tối đa là “8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm”. Tuy nhiên, trên thực tế thường xảy ra sự nhầm lẫn giữa giá trị toàn bộ hợp đồng và giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm. Ví dụ, đối với hợp đồng quy định giao hàng thành nhiều đợt, nếu phát sinh việc chậm giao lô hàng cuối cùng thì mức phạt vi phạm mà bên mua có thể yêu cầu chỉ được giới hạn ở mức 8% giá trị của lô hàng cuối cùng bị giao chậm, chứ không phải 8% giá trị toàn bộ hợp đồng. Trường hợp hợp đồng quy định mức phạt vượt quá giới hạn này, nếu phát sinh tranh chấp tại Tòa án, phần vượt quá có nguy cơ không được công nhận và mức giới hạn theo quy định pháp luật sẽ được áp dụng.

Khuyến nghị trong thực tiễn:

1.  Hiểu rõ sự khác biệt giữa bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm, đồng thời phản ánh chính xác sự khác biệt này trong các điều khoản hợp đồng.

2.  Xây dựng điều khoản phù hợp với khuôn khổ pháp luật Việt Nam và không vượt quá giới hạn do pháp luật quy định.

3.  Đối với hợp đồng quốc tế, cần thận trọng xem xét tính khả thi và hiệu lực áp dụng của điều khoản về mức bồi thường thiệt hại ấn định trước.

Việc xây dựng điều khoản hợp đồng và quản lý rủi ro là những yếu tố không thể thiếu để bảo đảm sự thành công của hợp đồng thương mại. Thông qua việc áp dụng các phương án được trình bày trong bài viết này, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai hoạt động kinh doanh tại Việt Nam và phòng ngừa phát sinh tranh chấp. Đặc biệt, thông qua việc xây dựng và rà soát hợp đồng một cách phù hợp, doanh nghiệp Nhật Bản có thể nâng cao tính ổn định và năng lực cạnh tranh trong hoạt động kinh doanh.