Khi phát sinh tranh chấp hoặc rắc rối tại Việt Nam, thông thường sẽ có các phương thức giải quyết dưới đây:

• Thương lượng (Đàm phán/Trao đổi)
• Hòa giải
• Trọng tài
• Tòa án

(1) Về phương thức Thương lượng (Đàm phán/Trao đổi)

Đây là phương thức giải quyết tranh chấp giữa nội bộ các bên với nhau. Có hai trường hợp: các bên tự tiến hành trao đổi, phản biện mà không có sự hỗ trợ của bên thứ ba, hoặc ủy quyền cho luật sư/chuyên gia làm người đại diện giải quyết. Trong trường hợp ủy quyền cho luật sư, thông thường quy trình sẽ diễn ra theo các bước sau:

① Luật sư gửi Thư khuyến cáo (Thư yêu cầu pháp lý).

② Luật sư hai bên, hoặc luật sư và đối phương tiến hành các bước điều chỉnh, trao đổi, và tham gia các phiên đàm phán.

③ Dựa trên kết quả của bước ②, tranh chấp có thể được giải quyết (Đàm phán thành công) hoặc không thể giải quyết (Đàm phán bất thành). Nếu không thể giải quyết thông qua đàm phán, doanh nghiệp cần phải tiến hành các hành động tiếp theo bằng một phương thức giải quyết tranh chấp khác.

(2) Những điểm cần lưu ý khi đàm phán với phía Việt Nam

① Nguyên nhân của rất nhiều vụ tranh chấp hay rắc rối bắt nguồn từ sự thiếu sót trong giao tiếp. Trong những trường hợp như vậy, không hiếm những vụ việc mà chỉ cần thông qua sự trợ giúp của một chuyên gia thấu hiểu bối cảnh của cả hai bên/hai quốc gia và có kỹ năng điều phối giao tiếp khéo léo để hai bên có thể trao đổi một cách cặn kẽ, là đã có thể giải quyết được cội rễ của vấn đề. Vì vậy, khi phát sinh tranh chấp, không nên chọn ngay các biện pháp cứng rắn, mà trước tiên cần đánh giá kỹ lưỡng nguyên nhân và nỗ lực tìm kiếm giải pháp thông qua đàm phán.

② Lòng tự ái (sĩ diện) của người Việt Nam (đặc biệt là các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp) là rất cao. Do đó, trong giai đoạn đàm phán, cần hết sức thận trọng để không có những lời nói hay hành động làm tổn thương đến thể diện của đối phương.

③ Khi giải quyết tranh chấp thông qua đàm phán, việc chuẩn bị trước những đề xuất mang tính xây dựng và trình bày với đối phương là rất quan trọng. Ngoài ra, tuyệt đối không được nói xấu hay đề cập đến những vấn đề cá nhân nhạy cảm của bất kỳ ai ở phía đối phương.

④ Giới doanh nhân Việt Nam rất coi trọng mối quan hệ với những người có địa vị, tiếng nói (trong phạm vi cá nhân thì đó có thể là gia đình). Vì vậy, một trong những "chất xúc tác" cho cuộc đàm phán là nếu bạn có thể nhờ một người có tiếng nói mà đối phương nể trọng đứng ra liên hệ với họ, thì khả năng thành công sẽ cao hơn rất nhiều.

Hòa giải là phương thức giải quyết tranh chấp mà ngoài các bên đương sự, sẽ có sự tham gia của một bên thứ ba (có thể là cá nhân, cơ quan hoặc tổ chức đáng tin cậy, có kiến thức và kinh nghiệm về giải quyết tranh chấp) đứng ra làm trung gian với vai trò trung lập để hỗ trợ các bên thỏa thuận giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, về cơ bản, cũng giống như phương thức thương lượng, việc hòa giải thành và việc thực thi kết quả hòa giải hoàn toàn phụ thuộc vào ý chí tự nguyện của các bên tranh chấp. Do đó, mức độ thiện chí và thái độ tích cực của các bên trong việc giải quyết rắc rối sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của cuộc hòa giải. Dù vậy, với sự tham gia của bên thứ ba là chuyên gia, các bên có thể kiểm soát được phần nào yếu tố cảm xúc cá nhân, từ đó kỳ vọng vào một quá trình hỗ trợ đàm phán hiệu quả hơn.

Hòa giải được chia thành hòa giải trong tố tụng và hòa giải ngoài tố tụng. Hòa giải trong tố tụng là việc hòa giải được tiến hành tại cơ quan giải quyết tranh chấp (Tòa án) theo một trình tự thủ tục tố tụng nhất định. Ngược lại, hòa giải ngoài tố tụng được thực hiện bởi các cơ quan, tổ chức, cá nhân ngoài Tòa án và không bắt buộc phải tuân theo trình tự tố tụng pháp lý.

Trọng tài là phương thức giải quyết tranh chấp mà một bên thứ ba độc lập là Tổ chức Trọng tài hoặc Trọng tài viên sẽ đưa ra phán quyết, và các bên có nghĩa vụ phải thi hành phán quyết đó. Trọng tài là thủ tục mang tính tự định đoạt của các bên, điển hình như sự linh hoạt trong việc lựa chọn trình tự thủ tục, do đó có thể rút ngắn được thời gian giải quyết tranh chấp. Hơn nữa, một lợi thế lớn khác là phán quyết trọng tài không bị công khai, giúp đảm bảo tính bảo mật thông tin.

Trong thủ tục trọng tài, tổ chức trọng tài sẽ đưa ra phán quyết dựa trên thỏa thuận của các bên. Trừ trường hợp có yêu cầu hủy phán quyết trọng tài, phán quyết này mang tính chung thẩm và không bị kháng cáo.

Giải quyết tại Tòa án là phương thức giải quyết tranh chấp được thực hiện tại cơ quan xét xử (Tòa án) mang quyền lực nhà nước, theo một trình tự, thủ tục xét xử nghiêm ngặt, và đương nhiên bản án/quyết định của Tòa án có tính bắt buộc thi hành. Mặt khác, cần lưu ý rằng thủ tục tố tụng tại Tòa án rất phức tạp, thiếu tính linh hoạt, tốn nhiều thời gian để giải quyết tranh chấp, và do nguyên tắc xét xử công khai nên khó có thể bảo vệ được bí mật kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong 4 phương thức giải quyết tranh chấp nêu trên, các doanh nghiệp Nhật Bản thường có xu hướng lựa chọn theo các kịch bản sau: