Trong trường hợp việc rút lui thông qua M&A không thành công, doanh nghiệp buộc phải tiến hành thủ tục giải thể. Mặc dù thủ tục này đòi hỏi thời gian và chi phí, nhưng đây là phương án rút lui thực tế và khả thi hơn rất nhiều so với việc để công ty rơi vào tình trạng phá sản.

Để giải thể công ty, doanh nghiệp cần thuộc một trong các trường hợp sau đây:

(1) Giải thể bắt buộc

① Kết thúc thời hạn hoạt động đã ghi trong Điều lệ công ty mà không có quyết định gia hạn.

② Công ty không còn đủ số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật trong thời hạn 06 tháng liên tục mà không làm thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

③ Bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC).

(2) Giải thể tự nguyện

① Giải thể theo quyết định của chủ sở hữu/đại hội đồng cổ đông công ty.

Để tiến hành giải thể tự nguyện, công ty bắt buộc phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Bảo đảm thanh toán hết các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác.
• Doanh nghiệp không trong quá trình giải quyết tranh chấp tại Tòa án hoặc cơ quan Trọng tài.

Lưu ý: Nội dung bài viết dưới đây sẽ chỉ tập trung phân tích về trường hợp "giải thể tự nguyện" nêu trên.

(1) Các bước chuẩn bị và xử lý trước khi giải thể

Sau khi chốt phương án giải thể công ty, doanh nghiệp cần thực hiện các công tác chuẩn bị và xử lý sau:

• Xử lý các vấn đề lao động:

Để giải thể, công ty buộc phải chấm dứt hợp đồng lao động với toàn bộ nhân sự. Tuy nhiên, công ty không được phép đơn phương chấm dứt hợp đồng mà bắt buộc phải tiến hành thương lượng, thỏa thuận với người lao động (bao gồm cả việc thu xếp trợ cấp thôi việc).

• Xử lý các vấn đề về thuế:

Trước khi giải thể, cần tiến hành thủ tục đóng mã số thuế của công ty mẹ, cũng như các chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh trực thuộc. Quá trình này đòi hỏi công ty phải trải qua đợt thanh tra, quyết toán của cơ quan Thuế. Khi đó, toàn bộ hồ sơ, chứng từ kế toán - thuế sẽ bị kiểm tra vô cùng nghiêm ngặt. Nếu có sai sót trong việc kê khai, công ty có nguy cơ bị truy thu thuế, phạt chậm nộp và phạt vi phạm hành chính.

Do đó, để có biện pháp ứng phó kịp thời, chúng tôi đặc biệt khuyến nghị doanh nghiệp nên tự tiến hành rà soát rủi ro thuế nội bộ trước khi bước vào đợt thanh tra chính thức.

• Bán, thanh lý tài sản:

Lập danh sách tài sản công ty, tiến hành định giá và đưa ra quyết định bán hoặc thanh lý. Ngoài ra, nếu công ty còn các khoản nợ chưa thanh toán, hoàn toàn có không gian để đàm phán với chủ nợ về việc cấn trừ nợ bằng tài sản thay vì thanh toán bằng tiền mặt.

• Thành lập Tổ thanh lý:

Giải thể công ty không chỉ dừng lại ở một hay hai đầu việc đơn lẻ mà là một chuỗi các nghiệp vụ, thủ tục với khối lượng đồ sộ. Do đó, việc thành lập một đội ngũ chuyên trách (Tổ thanh lý) là điều tất yếu. Đồng thời, quá trình này sẽ diễn ra trơn tru hơn rất nhiều nếu có sự đồng hành của các chuyên gia bên ngoài (Luật sư, Kiểm toán viên, Chuyên gia tư vấn thuế).

• Thực hiện và điều chỉnh các quyền đòi nợ, nghĩa vụ trả nợ:

Một trong những điều kiện tiên quyết để giải thể là phải bảo đảm thanh toán hết các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác mà không có tranh chấp. Để làm được điều đó, công ty cần chủ động làm việc, đàm phán với các chủ nợ, khách nợ và xem xét các phương án xử lý đối với những khoản nợ tồn đọng.

(2) Chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP)

Trước khi giải thể công ty, bắt buộc phải làm thủ tục chấm dứt hoạt động của các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trực thuộc. Khi thực hiện, cần lưu ý các điểm sau:

• Phải hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ thuế tại nơi đặt trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
• Cần có Nghị quyết, Quyết định về việc chấm dứt hoạt động. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành quyết định này, phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
• Để hoàn tất thủ tục này, bắt buộc phải đóng mã số thuế của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Quy trình đóng mã số thuế cho các đơn vị phụ thuộc gần như tương tự với pháp nhân công ty mẹ, nhưng nếu quy mô đối tượng chịu thuế và số tiền nhỏ hơn, thời gian hoàn thành dự kiến sẽ nhanh hơn tương đối.

(3) Ra quyết định trong nội bộ công ty (Điều 208 Luật Doanh nghiệp)

Cần rà soát các điều kiện thông qua quyết định giải thể theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty. Quyết định/Nghị quyết giải thể bắt buộc phải có các nội dung chủ yếu sau:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Lý do giải thể.
• Thời hạn, thủ tục thanh lý hợp đồng và thanh toán các khoản nợ.
• Phương án xử lý các nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng lao động.
• Họ, tên, chữ ký của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ sở hữu công ty, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Lưu ý quan trọng:

Kể từ khi có Quyết định giải thể, nghiêm cấm công ty và người quản lý công ty thực hiện các hành vi dưới đây. Nếu vi phạm, các cá nhân liên quan có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, đồng thời phải bồi thường nếu gây ra thiệt hại:

① Cất giấu, tẩu tán tài sản.

② Từ bỏ hoặc giảm bớt quyền đòi nợ.

③ Chuyển các khoản nợ không có bảo đảm thành các khoản nợ có bảo đảm bằng tài sản của doanh nghiệp.

④ Ký kết hợp đồng mới, trừ trường hợp để thực hiện giải thể doanh nghiệp.

⑤ Cầm cố, thế chấp, tặng cho, cho thuê tài sản.

⑥ Chấm dứt thực hiện hợp đồng đã có hiệu lực.

⑦ Huy động vốn dưới mọi hình thức.

(4) Thông báo về việc giải thể (Điều 208 Luật Doanh nghiệp)

• Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày thông qua, Nghị quyết, Quyết định giải thể và Biên bản họp phải được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan Thuế và người lao động. Đồng thời, Quyết định giải thể phải được đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và được niêm yết công khai tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty.
• Trường hợp doanh nghiệp còn nghĩa vụ tài chính chưa thanh toán, phải gửi kèm Quyết định giải thể cùng phương án giải quyết nợ (cách thức, thời hạn) đến các chủ nợ, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan.

(5) Thanh lý tài sản, thanh toán nợ và phân chia tài sản còn lại

Quá trình xử lý tài sản khi giải thể đóng vai trò then chốt trong việc giải quyết triệt để các khoản nợ và phân chia phần tài sản còn lại cho nhà đầu tư cùng các bên liên quan.

Chú ý ①: Việc thanh toán các khoản nợ của công ty phải được thực hiện theo thứ tự ưu tiên sau:

① Các khoản nợ lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động.

② Nợ thuế.

③ Các khoản nợ khác.

Chú ý ②: Để phân chia tài sản còn lại, công ty cần thực hiện lệnh chuyển tiền quốc tế từ ngân hàng tại Việt Nam về công ty mẹ (ví dụ tại Nhật Bản). Khi đó, ngân hàng tại Việt Nam sẽ yêu cầu cung cấp hồ sơ chứng minh mục đích chuyển tiền. Về cơ bản, Quyết định/Nghị quyết giải thể và tài liệu chứng minh đã thanh toán xong các khoản nợ là đủ cơ sở hợp lệ. Tuy nhiên, tùy theo quy định quản trị rủi ro nội bộ của từng ngân hàng, đôi khi họ sẽ yêu cầu bổ sung văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế (đóng mã số thuế).

(6) Đóng mã số thuế

Sau khi nhận được Quyết định giải thể, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông tin sang cơ quan Thuế. Tiếp đó, cơ quan Thuế sẽ tiến hành các thủ tục để đóng mã số thuế của công ty. Về chi tiết nghiệp vụ, doanh nghiệp cần làm việc trực tiếp với chuyên gia tư vấn thuế, nhưng từ kinh nghiệm thực tiễn của tác giả, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

① Chuẩn bị cho thanh tra thuế: Để đóng mã số thuế, công ty buộc phải trải qua đợt thanh tra quyết toán. Đoàn thanh tra thuế sẽ trực tiếp xuống trụ sở công ty để kiểm tra đối chiếu các bằng chứng, hóa đơn, chứng từ kế toán - thuế.

② Bố trí nhân sự làm việc với đoàn thanh tra: Về nguyên tắc, người đại diện theo pháp luật của công ty phải đứng ra chịu trách nhiệm, nhưng việc ủy quyền cho chuyên gia tư vấn hoặc nhân viên phụ trách làm việc trực tiếp và chỉ xuất hiện khi thực sự có yêu cầu bắt buộc cũng là cách thức vận hành phổ biến và hợp lệ.

③ Thời gian thanh tra thuế: Nên dự trù thời gian cho khâu này tính bằng đơn vị "năm". Thông thường, đối với các doanh nghiệp có thời gian hoạt động dưới 5 năm, quá trình này sẽ ngốn khoảng từ 1 đến 1,5 năm.

④ Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế: Nếu phát sinh các khoản truy thu thuế, tiền chậm nộp hay phạt vi phạm hành chính mà công ty không hoàn thành nghĩa vụ nộp phạt, thủ tục giải thể sẽ bị "treo", đồng thời người đại diện theo pháp luật của công ty có khả năng rất cao sẽ bị áp dụng biện pháp "cấm xuất cảnh".

⑤ Sau khi hoàn tất công tác thanh tra và nộp đầy đủ các khoản truy thu, tiền phạt (nếu có), cơ quan Thuế sẽ ban hành Thông báo xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế (đóng mã số thuế).

(7) Nộp hồ sơ giải thể tại Cơ quan đăng ký kinh doanh và các bước cuối cùng

Chỉ sau khi đã thanh toán xong toàn bộ các khoản nợ và nhận được văn bản xác nhận đóng mã số thuế, công ty mới có thể tiến hành phân chia tài sản còn lại và đóng tài khoản ngân hàng. Song song với đó, người đại diện theo pháp luật nộp hồ sơ xin giải thể lên Cơ quan đăng ký kinh doanh để chính thức hoàn tất việc xóa tên doanh nghiệp khỏi hệ thống đăng ký quốc gia.