(1) Xác minh thông tin cơ bản của doanh nghiệp đối tác Việt Nam

① Tại Việt Nam, vẫn tồn tại một tỷ lệ nhất định các doanh nghiệp không lành mạnh sử dụng tên gọi tương tự các doanh nghiệp lớn hoặc doanh nghiệp nổi tiếng nhằm lừa dối đối tác giao dịch. Vì vậy, trước khi giao dịch (giao kết hợp đồng) với doanh nghiệp trong nước tại Việt Nam, cần phải xác minh thông tin cơ bản của doanh nghiệp đó.

【Phương thức xác minh thông tin cơ bản】

·      Trường hợp doanh nghiệp có trang thông tin điện tử, trước tiên cần kiểm tra thông tin trên trang thông tin điện tử đó.

·      Thu thập mã số doanh nghiệp và tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp dưới đây.

Các thông tin có thể tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bao gồm tên pháp nhân (tiếng Việt/tiếng Anh), địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật, loại hình doanh nghiệp, ngày thành lập, số điện thoại liên hệ, nội dung đăng ký kinh doanh và các thông tin khác.

Trường hợp trả phí khoảng 1.500 Yên, có thể tra cứu các thông tin chi tiết hơn như lịch sử thay đổi đăng ký doanh nghiệp, thành viên góp vốn (hoặc cổ đông sáng lập), người phụ trách kế toán và các thông tin khác.

(https://dangkykinhdoanh.gov.vn/en/Pages/default.aspx )

Yêu cầu cung cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chính thức của công ty (trích lục đăng ký doanh nghiệp).

(2) Nguyên tắc tự do hợp đồng

Tại Nhật Bản, nguyên tắc tự do hợp đồng (nguyên tắc cho phép các bên tự do thỏa thuận để quyết định nội dung hợp đồng) được coi là tiền đề đương nhiên khi soạn thảo hợp đồng. Tuy nhiên, tại Việt Nam, nguyên tắc tự do hợp đồng chưa được nhận thức đầy đủ. Đặc biệt, các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam vốn có rất ít cơ hội tiếp cận các hợp đồng quốc tế nên nhiều khả năng không hiểu đầy đủ nguyên tắc tự do hợp đồng. Cụ thể, khi trao đổi với bộ phận pháp chế của doanh nghiệp Việt Nam về nội dung hợp đồng, có thể xuất hiện những câu hỏi như: “Nội dung này được quy định tại văn bản pháp luật nào?”, cho thấy họ chưa hiểu rằng các bên có thể đưa vào hợp đồng cả những nội dung không được quy định cụ thể trong pháp luật.

Ngoài ra, trong giao dịch quốc tế, trên cơ sở nguyên tắc tự do hợp đồng, các bên có thể tự do thỏa thuận lựa chọn các nội dung sau đây:

·      Tự do lựa chọn pháp luật áp dụng

·      Tự do lựa chọn ngôn ngữ hợp đồng (※ Tuy nhiên, trường hợp phải nộp hợp đồng cho cơ quan thuế Việt Nam hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác thì phải lập bản tiếng Việt của hợp đồng đó, có thể là bản dịch)

·      Tự do lựa chọn cơ quan giải quyết tranh chấp

※ Giao dịch quốc tế là giao dịch thuộc một trong các trường hợp sau đây:

·      Một trong các bên là cá nhân nước ngoài hoặc pháp nhân nước ngoài ở ngoài lãnh thổ Việt Nam.

·      Các bên đều là công dân Việt Nam hoặc pháp nhân Việt Nam, nhưng việc xác lập, thay đổi, thực hiện hoặc chấm dứt giao dịch đó (quyền và nghĩa vụ) phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam.

·      Các bên đều là công dân Việt Nam hoặc pháp nhân Việt Nam, nhưng đối tượng của giao dịch đó nằm ở ngoài lãnh thổ Việt Nam (trong trường hợp hợp đồng mua bán, đối tượng là hàng hóa được mua bán và các tài sản khác).

(1) Thẩm quyền ký kết hợp đồng

Tại Việt Nam, không hiếm trường hợp một bên đưa ra lập luận rằng: “Hợp đồng này do người không có thẩm quyền ký nên không phát sinh hiệu lực.” Vì vậy, khi giao kết hợp đồng, cần kiểm tra kỹ người ký của bên đối tác có phải là người có thẩm quyền hay không. Đối với hợp đồng ký với pháp nhân, người có thẩm quyền là người đại diện theo pháp luật của pháp nhân hoặc người đại diện theo ủy quyền của người đại diện theo pháp luật. Phương thức xác minh người có thẩm quyền như sau:

① Xác minh thông tin về người đại diện theo pháp luật thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp được đề cập tại Mục 1(1).

(https://dangkykinhdoanh.gov.vn/en/Pages/default.aspx)

※ Tại Nhật Bản, điều lệ công ty được coi trọng. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, điều lệ thường không được cập nhật theo thông tin mới nhất. Vì vậy, tình trạng thực tế của doanh nghiệp hoặc nội dung đã đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp có thể chưa được phản ánh trong điều lệ. Do đó, ngay cả khi yêu cầu cung cấp điều lệ, tài liệu được cung cấp có thể không phải là bản điều lệ mới nhất, nên mức độ cần thiết của việc kiểm tra tài liệu này không cao.

② Kiểm tra văn bản ủy quyền hoặc văn bản quyết định nội bộ của công ty có tính chất tương tự văn bản ủy quyền

Khuyến nghị phải kiểm tra bản gốc. Đối với bản scan, có khả năng tài liệu đã bị làm giả hoặc sửa đổi.

※ Trường hợp hợp đồng được ký bởi người không có thẩm quyền, căn cứ Bộ luật Dân sự Việt Nam, có thể lập luận về hiệu lực của hợp đồng trên cơ sở chế định đại diện không có quyền đại diện hoặc đại diện bề ngoài. Tuy nhiên, trong trường hợp đó, chi phí tố tụng và nghĩa vụ chứng minh sẽ rất lớn.

(2) Soạn thảo hợp đồng từ góc độ thu hồi công nợ

Việc thu hồi công nợ tại Việt Nam rất khó khăn. Hệ thống bảo vệ quyền lợi thông qua cơ quan tư pháp vẫn đang trong quá trình hoàn thiện và vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề khiến doanh nghiệp khó kỳ vọng vào sự hỗ trợ của Tòa án hoặc cơ quan nhà nước. Vì vậy, hợp đồng cần được soạn thảo trên cơ sở nhận thức đầy đủ về khả năng không thể thu hồi được công nợ.

Có thể xem xét hai phương thức sau đây để bảo đảm việc thu hồi công nợ.

① Thiết lập biện pháp bảo đảm

Tại Việt Nam, biện pháp bảo đảm được chia thành biện pháp bảo đảm theo pháp luật và biện pháp bảo đảm trên thực tế. Biện pháp bảo đảm trên thực tế không có hiệu lực đối kháng với bên thứ ba. Vì vậy, nếu không thể thu hồi công nợ và bên đối tác bị phá sản thì bên có quyền không thể yêu cầu được ưu tiên thanh toán. Trong trường hợp đó, cần lưu ý rằng bên có quyền chỉ được xử lý như một chủ nợ thông thường.

Biện pháp bảo đảm theo pháp luật phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý. Ngoài ra, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài không thể nhận thế chấp bất động sản với tư cách là bên nhận thế chấp.

② Quy định việc thanh toán trước

Đối với hợp đồng mua bán và các hợp đồng tương tự, thay vì yêu cầu thanh toán sau khi giao hàng, nên đàm phán để có thể yêu cầu thanh toán toàn bộ giá trị trước khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc yêu cầu bên mua chuyển toàn bộ số tiền vào tài khoản ký quỹ (escrow).

③ Quản lý công nợ

Cần quản lý để số dư các khoản phải thu không tăng lên quá cao. Trường hợp có khoản thanh toán bị chậm, cần đưa khoản phải thu đó vào danh sách cảnh báo thu hồi công nợ và thực hiện đầy đủ các biện pháp xử lý cần thiết.

(3) Những điểm cần lưu ý khi soạn thảo hợp đồng

Khi soạn thảo và sau khi hoàn tất việc soạn thảo hợp đồng, cần lưu ý các nội dung sau đây:

① Nội dung thỏa thuận đã được hai bên thống nhất phải được thể hiện phù hợp trong hợp đồng.

② Không vi phạm các quy định bắt buộc của pháp luật Việt Nam.

③ Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, phải bảo đảm có thể bảo vệ đầy đủ quyền lợi của mình. Khi phát sinh tranh chấp và yêu cầu Tòa án hoặc cơ quan trọng tài bảo vệ quyền lợi, nội dung hợp đồng cần được xây dựng trên cơ sở chú trọng đến các tình tiết cấu thành yêu cầu để Thẩm phán hoặc Trọng tài viên có thể hiểu được lập luận của mình.

④ Tham khảo các vụ việc tranh chấp và sự cố thực tế để bảo đảm quản lý đầy đủ các rủi ro.

⑤ Bảo đảm hợp đồng được hai bên thực hiện thuận lợi.

⑥ Bảo đảm tính phù hợp về kế toán và thuế.

Sau khi hợp đồng được soạn thảo, doanh nghiệp phải thực hiện việc xử lý về kế toán và thuế. Trường hợp nội dung hợp đồng không rõ ràng hoặc có sự không thống nhất giữa tình hình thực tế và cách diễn đạt trong hợp đồng, việc xử lý kế toán và thuế của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng đáng kể. Ví dụ, đối với hợp đồng bán hàng hóa, chủ yếu có phương thức ký gửi và phương thức mua đứt. Tùy thuộc vào phương thức được lựa chọn, việc quản lý và ghi nhận hàng tồn kho, ghi nhận tài sản, thời điểm xuất hóa đơn đỏ và các nội dung khác sẽ bị ảnh hưởng đáng kể.

Vì vậy, khuyến nghị giao việc soạn thảo hợp đồng cho luật sư hoặc chuyên gia pháp lý có chuyên môn về tài chính và thuế, hoặc thành lập nhóm phối hợp thực hiện cùng bộ phận hoặc người phụ trách tài chính và thuế.

Khi giao kết hợp đồng, có trường hợp các bên thực hiện công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng. Việc này bao gồm trường hợp bắt buộc phải công chứng để hợp đồng phát sinh hiệu lực và trường hợp các bên tự nguyện thực hiện công chứng. Các trường hợp hợp đồng không phát sinh hiệu lực nếu không được công chứng bao gồm hợp đồng mua bán, chuyển nhượng hoặc tặng cho bất động sản (quyền sử dụng đất, nhà ở và công trình xây dựng khác), văn bản thỏa thuận phân chia tài sản chung của vợ chồng, văn bản ủy quyền đại diện thực hiện giao dịch bất động sản và các trường hợp khác. Đối với trường hợp công chứng tự nguyện, hợp đồng vẫn phát sinh hiệu lực ngay cả khi không được công chứng, nhưng các bên có thể thực hiện công chứng theo yêu cầu nhằm nâng cao tính chắc chắn của hợp đồng.

Ưu điểm và nhược điểm của việc tự nguyện công chứng hợp đồng tại tổ chức hành nghề công chứng

Tại Việt Nam cũng có các tổ chức cung cấp dịch vụ thực hiện thủ tục xác lập chứng cứ. Khi nộp chứng cứ cho Tòa án, cần chứng minh độ tin cậy của chứng cứ đó và Tòa án phải tiến hành kiểm tra, xác minh. Tuy nhiên, do quá trình này mất nhiều thời gian nên trước khi nộp cho Tòa án, các bên có thể yêu cầu tổ chức cung cấp dịch vụ xác lập chứng cứ ghi nhận một số chứng cứ (sự kiện, hành vi thực tế).

Cơ chế này cũng có thể được áp dụng khi giao kết hợp đồng. Khi ký kết hợp đồng quan trọng, nếu muốn ghi nhận dưới hình thức chứng cứ sự kiện rằng “chính người đó đã kiểm tra đầy đủ nội dung hợp đồng trước khi ký”, các bên có thể sử dụng dịch vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ xác lập chứng cứ.