Tại Việt Nam, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận bằng văn bản dựa trên Bộ luật Lao động, quy định về việc trả lương, điều kiện làm việc, cũng như quyền và nghĩa vụ của các bên. Theo nguyên tắc chung, nếu người lao động làm việc từ đủ 01 tháng trở lên, hai bên bắt buộc phải giao kết hợp đồng bằng văn bản trước khi người lao động bắt đầu làm việc.

Hợp đồng lao động được chia thành 02 loại: "Hợp đồng lao động không xác định thời hạn" và "Hợp đồng lao động xác định thời hạn" (với loại này, thời hạn hợp đồng tối đa không quá 36 tháng).

Hợp đồng lao động bắt buộc phải ghi rõ các nội dung chủ yếu sau: thông tin (họ tên, địa chỉ, số CMND/CCCD/Hộ chiếu) của các bên giao kết; nội dung công việc và địa điểm làm việc; thời hạn của hợp đồng; mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp; chế độ nâng bậc/nâng lương; thời giờ làm việc/thời giờ nghỉ ngơi; trang bị bảo hộ lao động; chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; và chế độ đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề. Đây là các hạng mục thiết yếu được pháp luật quy định nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động. Ngoài ra, hợp đồng lao động phải được lập bằng tiếng Việt; trong trường hợp sử dụng lao động nước ngoài, hợp đồng thường được lập song ngữ (kèm theo bản dịch sang ngôn ngữ mẹ đẻ của người lao động).

2.1. Hình thức giao kết

Thử việc là quá trình có thể được thiết lập trước khi ký kết hợp đồng lao động chính thức. Theo Điều 24 Bộ luật Lao động 2019 của Việt Nam, doanh nghiệp được phép áp dụng một trong hai hình thức: "Ghi nhận điều khoản thử việc ngay trong Hợp đồng lao động" hoặc "Giao kết một Hợp đồng thử việc độc lập". Dù áp dụng hình thức nào, hợp đồng cũng phải ghi rõ thông tin của hai bên, nội dung công việc và các điều kiện làm việc trong thời gian thử việc.

2.2. Thời gian thử việc

Thời gian thử việc được xác định căn cứ vào tính chất phức tạp và yêu cầu chuyên môn của công việc, và chỉ được thử việc 01 lần đối với một công việc. Giới hạn thời gian thử việc tối đa được quy định như sau:

• Đối với người quản lý doanh nghiệp (theo quy định của Luật Doanh nghiệp): Tối đa không quá 180 ngày.
• Đối với công việc có chức danh nghề nghiệp cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ đại học trở lên: Tối đa không quá 60 ngày.
• Đối với công việc có chức danh nghề nghiệp cần trình độ chuyên môn kỹ thuật trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ: Tối đa không quá 30 ngày.
• Đối với các công việc khác: Tối đa không quá 06 ngày làm việc.

Đặc biệt, nguyên tắc chung là không áp dụng thử việc đối với người lao động giao kết hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng.

2.3. Tiền lương trong thời gian thử việc

Tiền lương của người lao động trong thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng ít nhất phải bằng 85% mức lương của công việc đó (mức lương dự kiến khi được nhận chính thức). Do đó, doanh nghiệp cần hết sức lưu ý không được trả mức lương thử việc thấp hơn tỷ lệ luật định này so với mức lương chính thức.

2.4. Kết thúc thời gian thử việc

Khi kết thúc thời gian thử việc, người sử dụng lao động có nghĩa vụ thông báo kết quả đánh giá cho người lao động. Nếu đạt yêu cầu, người sử dụng lao động tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã giao kết hoặc ký kết hợp đồng lao động chính thức mới. Nếu không đạt yêu cầu, người sử dụng lao động có quyền chấm dứt hợp đồng lao động đã giao kết hoặc hợp đồng thử việc. Cần lưu ý, trong thời gian thử việc, cả người sử dụng lao động và người lao động đều có quyền hủy bỏ hợp đồng mà không cần báo trước và không phải bồi thường.

3.1. Thời điểm giao kết

Về nguyên tắc, hợp đồng lao động chính thức phải được ký kết trước khi người lao động bắt đầu công việc. Ngay cả khi đã ký hợp đồng thử việc riêng biệt, hai bên vẫn phải nhanh chóng giao kết hợp đồng lao động chính thức ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc.

3.2. Nội dung bắt buộc

• Hợp đồng lao động bắt buộc phải bao gồm các nội dung chủ yếu đã nêu ở phần trước (thông tin các bên, nội dung công việc, thời hạn hợp đồng, tiền lương và phụ cấp, thời giờ làm việc/nghỉ ngơi, BHXH/BHYT/BHTN...). Đặc biệt, để phòng ngừa tranh chấp sau khi tuyển dụng, các yếu tố như mức lương, hình thức và thời hạn trả lương, quy chế nâng lương/thăng tiến, các loại phụ cấp/phúc lợi, và chế độ đào tạo cần được quy định chính xác, rõ ràng. Đây là những yếu tố cấu thành cơ bản của hợp đồng lao động theo quy định pháp luật.
• Bên cạnh các nội dung bắt buộc theo luật, dựa trên sự thỏa thuận, các bên có thể bổ sung thêm các điều khoản khác vào hợp đồng lao động.
• Ví dụ, trường hợp người lao động làm công việc có liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ của doanh nghiệp, người sử dụng lao động có quyền thỏa thuận bằng văn bản với người lao động về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh/công nghệ, quyền và nghĩa vụ cũng như trách nhiệm bồi thường trong trường hợp vi phạm.

3.3. Ngôn ngữ của hợp đồng

Theo pháp luật Việt Nam, hợp đồng lao động phải được lập bằng tiếng Việt. Khi tuyển dụng nhân sự người nước ngoài, hợp đồng thường được lập song ngữ (kèm theo bản dịch tiếng Anh hoặc ngôn ngữ mẹ đẻ của người lao động) để đảm bảo họ hiểu rõ nội dung. Việc chuẩn bị hợp đồng đa ngôn ngữ giúp quá trình trao đổi thông tin giữa hai bên diễn ra suôn sẻ, tránh các tranh chấp phát sinh do hiểu lầm.

① Trường hợp không giao kết hợp đồng thử việc

Đặc biệt tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các công ty có quy mô tuyển dụng ít, việc bỏ qua bước ký kết hợp đồng thử việc xảy ra khá phổ biến. Tuy nhiên, việc không giao kết hợp đồng thử việc sẽ dẫn đến các rủi ro pháp lý và quản trị sau:

• Việc quản lý thời hạn thử việc trở nên mơ hồ.
• Điều kiện làm việc và chế độ đãi ngộ (tiền lương, phúc lợi...) trong thời gian thử việc không được xác định rõ ràng.
• Thiếu cơ sở và tiêu chí đánh giá rõ ràng để quyết định nhận hay không nhận vào làm chính thức sau thử việc.
• Dễ phát sinh tranh chấp lao động liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng trong hoặc sau thời gian thử việc.

Doanh nghiệp cần nhận thức rõ: Hợp đồng thử việc không chỉ là một văn bản mang tính hình thức, mà là một công cụ quản lý thiết yếu để xác lập quyền và nghĩa vụ của các bên trong giai đoạn thử việc, đồng thời nhằm phòng ngừa tranh chấp.

② Trường hợp sai "thẩm quyền ký kết" hợp đồng thử/hợp đồng lao động

Hợp đồng thử việc cũng là một dạng hợp đồng lao động, do đó tính hợp lệ của thẩm quyền ký kết là cực kỳ quan trọng. Theo nguyên tắc, người đại diện theo pháp luật của công ty phải là người đứng tên ký kết hợp đồng lao động và hợp đồng thử việc. Trường hợp người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho người khác (như Giám đốc nhân sự, Trưởng phòng hành chính...), bắt buộc phải có văn bản ủy quyền rõ ràng.

Trên thực tế, tại nhiều công ty lớn, nhân sự phụ trách thường thay mặt người đại diện ký hợp đồng. Tuy nhiên, nếu thẩm quyền ký kết hợp đồng thử việc không được ủy quyền một cách minh bạch, hợp đồng đó có rủi ro bị tuyên vô hiệu.

③ Trường hợp xác định sai thời gian thử việc

• Bộ luật Lao động Việt Nam quy định rất rõ ràng về giới hạn thời gian thử việc tối đa cho từng chức danh, vị trí công việc. Doanh nghiệp không được phép áp dụng thử việc nhiều lần cho cùng một vị trí công việc, và dù có thiết lập nhiều lần thì tổng thời gian cũng không được vượt quá mức tối đa theo luật định.
• Thực tế thường ghi nhận các trường hợp doanh nghiệp hiểu lầm rằng có thể linh hoạt thiết lập thời gian thử việc, dẫn đến hậu quả vượt quá giới hạn luật định. Khi xác định thời gian thử việc, bắt buộc phải đối chiếu và tuân thủ giới hạn của pháp luật.

④ Trường hợp hiểu lầm về mối quan hệ giữa thời gian thử việc và nghĩa vụ tham gia BHXH

Trong thực tiễn, đây là một trong những điểm dễ bị nhầm lẫn nhất.

• Nhiều doanh nghiệp áp dụng cách ký hợp đồng lao động ngay từ ban đầu và lồng ghép điều khoản "Thử việc 02 tháng" vào trong đó. Tuy nhiên, trong trường hợp này, một khi hợp đồng lao động đã được xác lập (ngay cả khi đang trong thời gian thử việc), nếu thời hạn hợp đồng vượt quá 03 tháng thì nghĩa vụ đóng BHXH sẽ phát sinh.
• Mặt khác, nếu giao kết hợp đồng thử việc tách biệt hoàn toàn với hợp đồng lao động, thì về nguyên tắc, trong thời gian thử việc sẽ không phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH.

Nếu lựa chọn hình thức hợp đồng mà không hiểu rõ sự khác biệt này, doanh nghiệp sẽ đối mặt với rủi ro bị truy thu BHXH và trở thành đối tượng bị cơ quan nhà nước thanh tra, xử phạt.

⑤ Trường hợp quy định không rõ ràng về điều khoản tiền lương thử việc

Tiền lương trong thời gian thử việc phải bằng ít nhất 85% mức lương chính thức. Trên thực tế, ngay cả khi mức lương trong thời gian thử việc được thiết lập thấp hơn mức lương chính thức, doanh nghiệp vẫn có thể tránh vi phạm pháp luật nếu quy định và phân tách rõ ràng giữa mức lương cơ bản và các khoản phụ cấp.

Tuy nhiên, nếu điều khoản tiền lương được quy định một cách mập mờ, hoặc chỉ ghi đơn thuần là "Lương thử việc hưởng mức thấp hơn", cơ quan chức năng có thể diễn giải theo hướng có lợi cho người lao động, dẫn đến nguy cơ doanh nghiệp bị phán quyết là vi phạm quy định về tiền lương.

⑥ Trường hợp hiểu lầm về việc xử lý khi không đạt yêu cầu thử việc (không tuyển dụng)

• Rất nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng "thời gian thử việc bắt buộc phải được duy trì cho đến khi hết hạn". Tuy nhiên, Bộ luật Lao động Việt Nam quy định rõ: trong thời gian thử việc, cả người sử dụng lao động và người lao động đều có quyền chấm dứt hợp đồng mà không cần báo trước và không phải bồi thường. Điều này có nghĩa là, ngay cả khi đang trong thời gian thử việc, nếu doanh nghiệp đánh giá người lao động không có năng lực phù hợp với công việc, hoàn toàn có thể chấm dứt hợp đồng ngay lập tức.
• Một câu hỏi thường gặp từ các doanh nghiệp Nhật Bản là: "Cần phải giải thích lý do không đạt yêu cầu thử việc đến mức độ nào?". Về mặt thực tiễn, việc chia sẻ khái quát kết quả đánh giá và chỉ ra những điểm chưa đạt so với tiêu chuẩn là điều nên làm; tuy nhiên, pháp luật không áp đặt nghĩa vụ buộc doanh nghiệp phải thuyết phục được người lao động, hay phải chứng minh tính chính đáng của kết quả đánh giá đó. Đánh giá thử việc về cơ bản thuộc quyền tự quyết của người sử dụng lao động. Miễn là việc đánh giá được thực hiện dựa trên các tiêu chuẩn đã được chia sẻ từ trước, rủi ro pháp lý là rất hạn chế.