Thang bảng lương (Hệ thống lương) là một bảng hệ thống hóa các bậc lương (grade) tương ứng với từng chức danh, vị trí công việc trong doanh nghiệp, cùng với mức lương cơ bản áp dụng cho từng bậc đó. Nói một cách đơn giản, đây là "thước đo" nội bộ để xác định mức lương dựa trên chức vụ và kỹ năng của người lao động. Thang bảng lương thiết lập các bậc lương theo hình bậc thang cho từng ngành nghề, chức danh, và doanh nghiệp sẽ dựa vào thang đo này để ra quyết định về mức lương khi tuyển dụng, bố trí nhân sự hay xét nâng lương. Ví dụ: Nhân viên thông thường sẽ thuộc từ bậc 1 đến bậc 5, cấp quản lý thuộc từ bậc 6 đến bậc 8, và mỗi bậc sẽ được gán một mức lương tháng cụ thể.

Về nghĩa vụ pháp lý, Điều 93 Bộ luật Lao động Việt Nam quy định rõ: "Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động". Quy định này áp dụng bắt buộc đối với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp, và các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) cũng không phải ngoại lệ. Trước đây, các doanh nghiệp có quy mô từ một số lượng lao động nhất định trở lên phải làm thủ tục gửi (đăng ký) thang bảng lương cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động. Tuy nhiên, kể từ khi Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực (tháng 01/2021), nghĩa vụ nộp hồ sơ này đã được bãi bỏ. Do đó, hiện tại mỗi doanh nghiệp chỉ cần tự xây dựng, ban hành và lưu trữ nội bộ (sẵn sàng xuất trình, giải trình khi có yêu cầu từ thanh tra lao động).

Những lý do chính giải thích tại sao doanh nghiệp cần xây dựng thang bảng lương:

• Tuân thủ pháp luật và làm rõ tiêu chuẩn: Thang bảng lương là cơ sở để trả lương theo hợp đồng lao động và được sử dụng ngay từ khâu tuyển dụng. Điều này giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống lương đáp ứng các yêu cầu luật định (như mức lương tối thiểu) và đảm bảo việc chi trả lương được thực hiện một cách công bằng, nhất quán.
• Bảo vệ quyền lợi người lao động và đảm bảo tính công bằng: Việc minh bạch hóa hệ thống lương giúp người lao động nắm rõ mức lương của bản thân, tránh tình trạng bị trả lương thấp bất hợp lý hay phân biệt đối xử. Điều này không chỉ bảo vệ quyền lợi người lao động mà còn củng cố tính công bằng trong nội bộ.
• Xây dựng quan hệ tín nhiệm và thu hút nhân tài: Sự minh bạch trong hệ thống lương góp phần xây dựng lòng tin giữa doanh nghiệp và người lao động. Đặc biệt tại các doanh nghiệp FDI, việc thể hiện sự minh bạch trong quy trình quyết định tiền lương với nhân sự bản địa là yếu tố then chốt để thu hút và giữ chân nhân tài.
• Ổn định quan hệ lao động: Việc thiết lập trước thang bảng lương và tham khảo ý kiến công đoàn giúp giảm thiểu cọ xát giữa hai bên, tạo dựng cơ chế hợp tác suôn sẻ. Một hệ thống lương phù hợp cũng là công cụ hữu hiệu để phòng ngừa tranh chấp lao động.

Việc xây dựng thang bảng lương tại Việt Nam đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ một số bước nhất định theo quy định của pháp luật. Dưới đây là quy trình xây dựng phổ biến:

① Rà soát công việc nội bộ và thiết kế bậc lương (Grade)

Trước tiên, doanh nghiệp cần rà soát lại các nội dung công việc, kỹ năng cần thiết và phạm vi trách nhiệm cho từng nhóm công việc, chức danh để thiết lập các bậc lương. Mỗi bậc sẽ tương ứng với một khung lương nhất định. Tại bước này, nguyên tắc tối thượng là mức lương cơ bản của bậc thấp nhất tuyệt đối không được thấp hơn Mức lương tối thiểu vùng do luật định. Mức lương tối thiểu vùng được Chính phủ quy định theo từng vùng (Vùng I đến Vùng IV) và được điều chỉnh hàng năm hoặc sau vài năm.

② Lập Thang bảng lương (Bảng lương chi tiết)

Tổng hợp các mức lương cụ thể theo từng bậc của các chức danh, vị trí thành một bảng danh sách (Bảng lương). Ví dụ, doanh nghiệp sẽ xác định biên độ tăng lương giữa các bậc, tỷ lệ/số tiền tăng thêm khi người lao động được nâng bậc. Theo quy định pháp luật hiện hành, không có giới hạn bắt buộc về tỷ lệ chênh lệch tối thiểu giữa hai bậc lương liền kề (Lưu ý: Luật cũ yêu cầu mức chênh lệch ít nhất là 5%, nhưng từ năm 2021 quy định này đã bị bãi bỏ). Do đó, doanh nghiệp có thể thiết kế biên độ tăng lương một cách linh hoạt dựa trên thực tế vận hành. Thông thường, để phác họa được một lộ trình tăng lương dựa trên thâm niên và năng lực, nhiều doanh nghiệp chọn cách thiết kế hệ thống trong đó tiền lương sẽ tăng theo một tỷ lệ nhất định khi thăng bậc.

③ Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động (Công đoàn)

Sau khi hoàn thiện dự thảo thang bảng lương, doanh nghiệp phải tiến hành tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (như Công đoàn). Quy trình đối thoại cụ thể được quy định tại Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, với trình tự cơ bản như sau: Doanh nghiệp gửi văn bản về nội dung cần tham khảo ý kiến → Phía công đoàn tổng hợp ý kiến của người lao động và phản hồi → Hai bên tiến hành đối thoại (lập biên bản và ký xác nhận) → Phổ biến nội dung đã thống nhất trong nội bộ. Đối với những doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn, quy trình này không mang tính bắt buộc, nhưng việc nỗ lực lắng nghe tiếng nói của người lao động luôn được khuyến khích.

④ Công bố và áp dụng nội bộ

Thang bảng lương sau khi đã qua bước tham khảo ý kiến và được chốt lại cuối cùng, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải công bố công khai tại nơi làm việc trước khi chính thức áp dụng.

• Tuân thủ mức lương tối thiểu (Thiết lập Bậc 1): Mức lương cơ bản ở bậc 1 (bậc thấp nhất trong thang bảng lương) bắt buộc phải bằng hoặc cao hơn Mức lương tối thiểu vùng. Do Chính phủ có thể ban hành Nghị định điều chỉnh mức lương này hàng năm (gần đây nhất là đợt tăng vào tháng 07/2024), doanh nghiệp cần nhanh chóng rà soát và điều chỉnh thang bảng lương ngay khi có thay đổi. Việc trả lương cho người lao động thấp hơn mức tối thiểu sẽ phải đối mặt với các chế tài xử phạt rất nặng (trình bày ở phần sau).
• Số lượng bậc lương và Biên độ tăng lương: Pháp luật Việt Nam không quy định mức trần cho số lượng bậc lương, nhưng doanh nghiệp phải thiết lập tối thiểu từ 2 bậc trở lên. Một ví dụ cực đoan là chính sách "trả lương cào bằng cho tất cả nhân viên" sẽ không được chấp nhận; ít nhất phải có hệ thống phân bậc tạo ra sự khác biệt về lương giữa nhân viên mới và người có kinh nghiệm. Thực tế, phần lớn các doanh nghiệp thường thiết lập hệ thống từ 5 đến 15 bậc lương chi tiết. Như đã đề cập, biên độ chênh lệch (tỷ lệ tăng lương) giữa các bậc hiện nay do doanh nghiệp tự quyết định. Hãy cân nhắc để lộ trình tăng lương phù hợp với đặc thù ngành nghề và chiến lược nhân sự của công ty.
• Điểm khác biệt so với quy định cũ (Xử lý phụ cấp kỹ năng/đào tạo): Theo Bộ luật Lao động mới (áp dụng từ 2021), nghĩa vụ phải đảm bảo trả lương "cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu" cho lao động đã qua đào tạo nghề đã bị bãi bỏ. Do đó, khi xây dựng bảng lương mới, doanh nghiệp không cần phải áp dụng quy tắc cộng thêm đồng loạt này chỉ dựa trên bằng cấp hay chứng chỉ nghề. Tuy nhiên, luật không cấm việc doanh nghiệp tự thiết lập các khoản phụ cấp kỹ năng, phụ cấp chức vụ. Việc thiết kế chế độ đãi ngộ để tưởng thưởng cho nhân tài xuất sắc hoàn toàn nằm trong quyền tự quyết của doanh nghiệp. Điểm mấu chốt là: miễn là không thấp hơn mức lương tối thiểu, doanh nghiệp được trao quyền linh hoạt nhất định trong việc xây dựng hệ thống lương.
• Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động: Nếu doanh nghiệp đã có tổ chức đại diện người lao động (công đoàn), bắt buộc phải tham khảo ý kiến của họ khi xây dựng thang bảng lương. Doanh nghiệp không có nghĩa vụ phải chấp thuận toàn bộ ý kiến của công đoàn, nhưng nếu bỏ qua quy trình "tham khảo ý kiến" theo luật định, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt. Mặc dù doanh nghiệp chưa có công đoàn không bị ràng buộc bởi nghĩa vụ này, nhưng việc lắng nghe ý kiến của đại diện người lao động (dù là phi chính thức) là thái độ cần thiết để tạo động lực và sự đồng thuận.
• Công bố và phổ biến triệt để tại nơi làm việc: Thang bảng lương sau khi hoàn thiện phải được công bố và phổ biến cho toàn thể người lao động trước khi thực thi. Cụ thể, cần minh bạch hóa hệ thống lương thông qua việc niêm yết tại công ty hoặc phát thông báo. Việc lơ là công bố công khai là hành vi vi phạm pháp luật lao động và sẽ bị phạt tiền. Đối với các tập đoàn đa quốc gia, đây cũng là cơ hội tuyệt vời để giúp nhân sự bản địa thấu hiểu chế độ tiền lương của công ty. Thay vì chỉ niêm yết đơn thuần, doanh nghiệp nên cân nhắc tổ chức các buổi thuyết trình, giải thích để đạt hiệu quả cao nhất.
• Lưu trữ thang bảng lương và Ứng phó với cơ quan chức năng: Như đã phân tích, Việt Nam hiện không còn yêu cầu đăng ký thang bảng lương với cơ quan hành chính. Tuy nhiên, điểm cốt tử là doanh nghiệp phải lưu trữ hệ thống văn bản nội bộ một cách chuẩn mực để có thể xuất trình và giải trình ngay lập tức khi Sở Lao động yêu cầu kiểm tra. Đặc biệt đối với ngành sản xuất - nơi cơ quan chức năng thường xuyên tiến hành thanh tra lao động định kỳ, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ thang bảng lương và các quyết định phê duyệt liên quan.
• Chế tài xử phạt khi vi phạm: Trường hợp vi phạm các nghĩa vụ liên quan đến việc xây dựng và công bố thang bảng lương, pháp luật Việt Nam quy định mức phạt tiền mang tính răn đe. Cụ thể, theo quy định tại Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, tổ chức (pháp nhân) sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đến 20.000.000 VNĐ đối với mỗi hành vi vi phạm sau đây:
• Không xây dựng thang lương, bảng lương.
• Không công bố công khai thang lương, bảng lương tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
• Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).

Ngoài ra, độc lập với lỗi vi phạm về thang bảng lương, nếu doanh nghiệp thực tế trả lương cho người lao động thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, chế tài sẽ vô cùng nghiêm khắc. Cũng theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, tùy thuộc vào số lượng người lao động bị vi phạm, mức phạt tiền đối với tổ chức (pháp nhân) có thể lên tới từ 40.000.000 đến 150.000.000 VNĐ. Hành vi vi phạm mức lương tối thiểu không chỉ gây tổn hại nặng nề đến danh tiếng của công ty mà còn làm suy sụp nghiêm trọng tinh thần của người lao động, do đó đây là rủi ro doanh nghiệp tuyệt đối phải tránh.