Khi thành lập và vận hành công ty tại Việt Nam, trường hợp người nước ngoài đảm nhiệm vị trí người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều nghĩa vụ và rủi ro pháp lý, thuế như yêu cầu về cư trú, giấy phép lao động, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân (PIT), VNeID, thẻ tạm trú (TRC), v.v.

Tại Công ty Luật BETOHO / BETOHO LAWFIRM, chúng tôi hiện đang cung cấp dịch vụ hỗ trợ pháp lý thường xuyên cho hơn 30 doanh nghiệp, đồng thời đề xuất các giải pháp thực tiễn tối ưu nhằm bảo đảm hài hòa giữa việc tuân thủ pháp luật và hiệu quả trong vận hành doanh nghiệp.

Trong bài viết này, trên cơ sở các sửa đổi pháp luật mới nhất liên quan đến người đại diện theo pháp luật, bao gồm Luật Doanh nghiệp năm 2025 và Luật Bảo hiểm xã hội, chúng tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu các vấn đề điển hình mà nhà quản lý nước ngoài thường gặp phải, cũng như các biện pháp phòng tránh tương ứng.

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp để thực hiện các hành vi pháp lý với bên thứ ba. Cụ thể, đây là người đại diện về mặt pháp lý có quyền nhân danh doanh nghiệp ký kết hợp đồng, tham gia tố tụng, trọng tài, thủ tục hành chính và thực hiện mọi hành vi liên quan đến quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Người này được chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông bổ nhiệm chính thức và, theo pháp luật Việt Nam, được xem là “bộ mặt” của doanh nghiệp. Các giao dịch, làm việc với Tòa án, cơ quan trọng tài và cơ quan nhà nước về nguyên tắc đều cần được thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật.

Thông tin của người đại diện theo pháp luật được đăng ký trong hồ sơ công khai tại thời điểm đăng ký doanh nghiệp. Khi có thay đổi, doanh nghiệp cũng có nghĩa vụ thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi kịp thời. Vì vậy, khi thành lập và vận hành công ty tại Việt Nam, việc lựa chọn ai làm người đại diện theo pháp luật là một vấn đề cần được cân nhắc đặc biệt quan trọng.

Theo pháp luật Việt Nam, chức danh của người đại diện theo pháp luật sẽ khác nhau tùy theo loại hình doanh nghiệp. Cụ thể, quy định được đặt ra tương ứng với từng loại hình công ty như sau.

·      Trước hết, đối với công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), doanh nghiệp bắt buộc phải có ít nhất 01 người đại diện theo pháp luật. Người này phải giữ một trong các chức danh là “Chủ tịch Hội đồng thành viên” hoặc “Giám đốc/Tổng giám đốc”. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định cụ thể, Chủ tịch Hội đồng thành viên sẽ đương nhiên là người đại diện theo pháp luật.

·      Tiếp theo, đối với công ty cổ phần, nếu công ty chỉ có 01 người đại diện theo pháp luật thì “Chủ tịch Hội đồng quản trị” hoặc “Giám đốc/Tổng giám đốc” sẽ là người đại diện theo pháp luật. Trường hợp Điều lệ không có quy định khác, Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ đảm nhiệm vai trò này. Ngoài ra, nếu công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật, Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc cùng là người đại diện theo pháp luật.

Như vậy, nội dung Điều lệ công ty có ảnh hưởng lớn đến việc xác định người đại diện theo pháp luật. Do đó, khi thành lập công ty hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp cần thận trọng xem xét tính phù hợp của chức danh cũng như các điều kiện pháp lý liên quan.

·      Có. Tại Việt Nam, công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) và công ty cổ phần có thể bổ nhiệm 01 hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Vấn đề này có thể được quy định linh hoạt trong Điều lệ công ty.

·      Số lượng, chức danh, quyền hạn và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật cần được quy định cụ thể trong Điều lệ. Trường hợp có nhiều người đại diện theo pháp luật, việc xác định rõ phạm vi trách nhiệm và phương thức thực hiện quyền đại diện của từng người sẽ giúp phòng tránh tranh chấp phát sinh trong tương lai.

·      Tuy nhiên, nếu Điều lệ không phân định rõ vai trò của từng người đại diện theo pháp luật, thì tất cả người đại diện theo pháp luật đều được xem là có đầy đủ thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp. Khi đó, từng người có thể thực hiện các hành vi có hiệu lực pháp lý riêng biệt đối với bên thứ ba. Đồng thời, nếu doanh nghiệp phát sinh thiệt hại, tất cả người đại diện theo pháp luật có thể phải liên đới chịu trách nhiệm theo quy định của Bộ luật Dân sự Việt Nam và các quy định pháp luật có liên quan.

Để tránh các rủi ro này, khi bổ nhiệm nhiều người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp được khuyến nghị mạnh mẽ phải quy định rõ việc phân chia trách nhiệm trong Điều lệ công ty.

·      Có. Theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam, cụ thể là khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp sửa đổi năm 2025, doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất 01 người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.

·     Trường hợp người đại diện theo pháp luật đang cư trú tại Việt Nam xuất cảnh ra nước ngoài, người này cần ủy quyền cho một cá nhân khác đang cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Quy định này nhằm bảo đảm rằng chức năng đại diện của doanh nghiệp luôn tồn tại tại Việt Nam.

Vậy “cư trú” được hiểu là gì?

Theo Luật Cư trú của Việt Nam năm 2020, “cư trú” được hiểu là việc một cá nhân có địa chỉ là nơi sinh sống tại Việt Nam. Ví dụ, ngay cả trong trường hợp nơi ở chỉ là địa điểm lưu trú tạm thời, nếu có đăng ký địa chỉ chính thức, chẳng hạn đăng ký tạm trú, thì vẫn có thể được xem là “cư trú”.

Do đó, khi thành lập công ty, việc cung cấp thông tin địa chỉ chứng minh người đại diện theo pháp luật thực tế đang cư trú tại Việt Nam là điều kiện bắt buộc. Nếu không đáp ứng điều kiện này, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể bị từ chối.

Không. Về nguyên tắc, nếu không cư trú tại Việt Nam thì không thể trở thành người đại diện theo pháp luật.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp Việt Nam, cụ thể là khoản 3 Điều 12 đã nêu ở trên, trường hợp công ty chỉ có 01 người đại diện theo pháp luật thì người này bắt buộc phải cư trú tại Việt Nam. “Cư trú” ở đây được hiểu là việc thực tế có nơi sinh sống tại Việt Nam và đã thực hiện đăng ký địa chỉ tạm trú hoặc dài hạn trên cơ sở thị thực hoặc giấy tờ cho phép lưu trú.

Vì vậy, người nước ngoài không đăng ký tạm trú thì không thể một mình đảm nhiệm vị trí người đại diện theo pháp luật. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần bổ nhiệm thêm ít nhất 01 người đang cư trú tại Việt Nam làm người đại diện theo pháp luật.

Ngoài ra, khi thành lập doanh nghiệp, tức khi nộp hồ sơ xin cấp ERC — Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải nộp tài liệu chứng minh địa chỉ tại Việt Nam của người đại diện theo pháp luật. Nếu thiếu tài liệu này, hồ sơ đăng ký có thể bị từ chối. 

Có. Đây là hành vi vi phạm pháp luật về cư trú của Việt Nam và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính cũng như áp dụng các chế tài bổ sung.

Ví dụ, trường hợp người nước ngoài xin cấp thẻ tạm trú tại Việt Nam (Temporary Residence Card — TRC), nhưng trên thực tế không cư trú tại địa chỉ đã đăng ký trên thẻ, thì có thể bị áp dụng các biện pháp xử lý sau:

·      Người nước ngoài không khai báo việc thay đổi nơi cư trú và không thực hiện thủ tục cấp lại TRC có thể bị phạt tiền từ 3.000.000 VND đến 5.000.000 VND theo khoản 4 Điều 18 Nghị định 144/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính.

·      Trong trường hợp nghiêm trọng hơn, người vi phạm còn có thể bị áp dụng hình thức trục xuất theo khoản 8 Điều 18 của cùng Nghị định.

Nói cách khác, nếu không thực tế sinh sống tại địa chỉ ghi trên thẻ tạm trú, hành vi này có thể bị xem là “khai báo không đúng sự thật” và có nguy cơ bị xử lý nghiêm khắc.

Do đó, nếu hiện đang có TRC nhưng thực tế không cư trú tại địa chỉ đã đăng ký, người nước ngoài cần nhanh chóng thực hiện biện pháp xử lý phù hợp, chẳng hạn như tự nguyện trả lại TRC. Tại Việt Nam, công tác quản lý xuất nhập cảnh và quản lý cư trú của người nước ngoài đang ngày càng được siết chặt. Việc có sai sót về thị thực hoặc tình trạng cư trú có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động quản lý doanh nghiệp và tư cách của người đại diện theo pháp luật.

Từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, tại Việt Nam, phần lớn doanh nghiệp sẽ có nghĩa vụ sử dụng mã định danh doanh nghiệp để thực hiện thủ tục hành chính và kê khai thuế. Đây là một phần trong chính sách chuyển đổi số (DX) do Chính phủ thúc đẩy, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu chính thức của doanh nghiệp.

Để xin cấp mã định danh doanh nghiệp, điều kiện tiên quyết là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 trên hệ thống VNeID.

Vấn đề và phương án xử lý đối với người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài

Hiện nay, hệ thống đăng ký VNeID dành cho người nước ngoài chưa được hoàn thiện đầy đủ, và tiến độ triển khai trên thực tế có sự khác nhau giữa các địa phương. Tuy nhiên, khi hệ thống được vận hành chính thức, người nước ngoài nếu là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp Việt Nam cũng sẽ bắt buộc phải xin cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 2.

Nếu không thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp do người đó đại diện sẽ không thể xin cấp mã định danh doanh nghiệp, dẫn đến việc không thể thực hiện các thủ tục thuế và thủ tục hành chính, gây cản trở nghiêm trọng cho hoạt động kinh doanh.

Người nước ngoài cần những gì để xin cấp tài khoản định danh điện tử?

Sau đó, người nước ngoài sẽ được cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 2 và có thể thực hiện thủ tục xin cấp mã định danh doanh nghiệp.

Như vậy, để người nước ngoài hoạt động với tư cách người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp Việt Nam, việc xin cấp tài khoản định danh điện tử là điều kiện không thể thiếu. Dự kiến trong thời gian tới, khung pháp lý liên quan sẽ tiếp tục được siết chặt hơn nữa.

Có. Về nguyên tắc là cần. Theo pháp luật lao động Việt Nam, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp chỉ có 01 người đại diện theo pháp luật, thường đồng thời kiêm nhiệm chức danh quản lý của công ty, chẳng hạn như thành viên quản lý, Chủ tịch, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Do đó, người này được xem là “nhà quản lý”.

Trường hợp người nước ngoài thuộc diện “nhà quản lý” thực hiện các hành vi pháp lý tại Việt Nam, về nguyên tắc phải xin cấp giấy phép lao động theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

Các lưu ý thực tiễn là gì?

Thủ tục xin cấp giấy phép lao động thường mất tương đối nhiều thời gian, khoảng 2 đến 2,5 tháng. Vì vậy, đối với doanh nghiệp mới thành lập, khi chuẩn bị nộp hồ sơ xin cấp ERC — Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hoặc trước khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp nên đồng thời chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài dự kiến làm người đại diện theo pháp luật.

Trường hợp chưa có giấy phép lao động, tiền lương và các khoản chi phí khác trả cho người lao động, bao gồm cả người đại diện theo pháp luật, có nguy cơ không được công nhận là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Ngoài ra, cần đặc biệt lưu ý đến hiệu lực của hợp đồng lao động. Trên thực tế, đã có án lệ/trường hợp xét xử xác định hợp đồng lao động không phù hợp với thời hạn hiệu lực của giấy phép lao động là vô hiệu. Do đó, khi ký kết hoặc gia hạn hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần bảo đảm thời hạn của hợp đồng phù hợp với thời hạn hiệu lực của giấy phép lao động.

Theo Luật Bảo hiểm xã hội Việt Nam sửa đổi, Luật số 41/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, người quản lý doanh nghiệp, bao gồm cả người đại diện theo pháp luật, phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, không phụ thuộc vào việc có hưởng lương hay không.

Trường hợp người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài thì sao?

Trường hợp người nước ngoài đảm nhiệm vị trí người đại diện theo pháp luật, nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây thì không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc:

① Thời hạn của hợp đồng lao động dưới 12 tháng;

② Thuộc diện di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp;

③ Tại thời điểm ký kết hợp đồng lao động, người lao động đã đạt độ tuổi nghỉ hưu.

Các lưu ý thực tiễn là gì?

Cần đặc biệt lưu ý đối với trường hợp người nước ngoài là người đại diện theo pháp luật hiện đang có giấy phép lao động tại Việt Nam nhưng chưa tham gia bảo hiểm xã hội với lý do không nhận lương.

·      Cần rà soát lại nội dung ghi trên giấy phép lao động để xác nhận bản thân có được công nhận là “người di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp” hay không.

·    Nếu giấy phép lao động không được cấp theo hình thức “di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp”, cần thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép lao động hoặc thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Tại Việt Nam, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người đại diện cho pháp nhân trong mọi giao dịch của doanh nghiệp và phải gánh chịu các trách nhiệm pháp lý, thuế và hành chính quan trọng. Đặc biệt, trong trường hợp người nước ngoài làm người đại diện theo pháp luật của công ty con tại Việt Nam, trên thực tế không ít trường hợp “không thực sự cư trú tại Việt Nam nhưng đã xin cấp thẻ tạm trú (TRC) tại Việt Nam chỉ để phục vụ việc thành lập doanh nghiệp”. Trong bối cảnh đó, tình trạng “cư trú” và nghĩa vụ nộp thuế sẽ được xác định như thế nào?

“Cá nhân cư trú” tại Việt Nam được hiểu như thế nào?

Theo pháp luật về thuế thu nhập cá nhân của Việt Nam, cá nhân thuộc một trong các trường hợp sau đây sẽ được xem là “cá nhân cư trú” và phải chịu thuế đối với toàn bộ thu nhập phát sinh trong và ngoài Việt Nam:

① Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm

Số ngày có mặt tại Việt Nam được tính bao gồm cả ngày nhập cảnh và ngày xuất cảnh; trường hợp lưu trú trong 12 tháng liên tục cũng được tính vào tiêu chí này.

② Có “nơi ở thường xuyên” tại Việt Nam

Nơi ở thường xuyên bao gồm các trường hợp sau:

·      Địa chỉ ghi trên thẻ tạm trú hoặc thẻ thường trú;

·      Nhà ở theo hợp đồng thuê có tổng thời hạn từ 183 ngày trở lên, bao gồm cả lưu trú tại khách sạn hoặc nhà ở do công ty bố trí.

Tuy nhiên, nếu cá nhân có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam nhưng số ngày thực tế có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày và có thể nộp chứng nhận cư trú tại nước ngoài, ví dụ giấy chứng nhận cư trú tại Nhật Bản, thì vẫn có thể được xem là “cá nhân không cư trú”.

Tổng hợp rủi ro thuế theo tình trạng cư trú

Như vậy, không thể hiểu rằng “vì có thông tin ghi trên TRC nên đương nhiên là cá nhân không cư trú”. Việc xác định sẽ thay đổi tùy theo thực chất cư trú và việc có hay không có tài liệu chứng minh.

Mâu thuẫn với điều kiện cư trú theo pháp luật doanh nghiệp áp dụng đối với người đại diện theo pháp luật

Theo khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp Việt Nam, doanh nghiệp có nghĩa vụ bảo đảm “có ít nhất 01 người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam”. Do đó, nếu người đại diện theo pháp luật duy nhất trên thực tế không cư trú tại Việt Nam, sẽ phát sinh tình thế lưỡng nan như sau:

·      Doanh nghiệp có nguy cơ vi phạm điều kiện của Luật Doanh nghiệp;

·      Đồng thời, người đại diện theo pháp luật có nguy cơ bị cơ quan thuế xem là cá nhân cư trú và bị đánh thuế đối với thu nhập toàn cầu.

Các lưu ý và khuyến nghị thực tiễn

·      Khi trở thành người đại diện theo pháp luật tại Việt Nam, cần rà soát kỹ tác động về thuế trước khi xin cấp TRC.

·      Nếu không muốn bị đánh thuế với tư cách cá nhân cư trú, phương án bố trí 02 người đại diện theo pháp luật, trong đó có 01 người thực tế cư trú tại Việt Nam, cũng là một phương án hữu hiệu.

·      Trường hợp TRC có ghi địa chỉ cư trú nhưng trên thực tế không cư trú tại địa chỉ đó, cá nhân có nguy cơ bị xem là khai báo không đúng sự thật. Do đó, cần thực hiện biện pháp xử lý phù hợp, chẳng hạn như trả lại TRC hoặc điều chỉnh thông tin.