Người sử dụng lao động tại Việt Nam không được phép tuyển dụng người lao động nước ngoài một cách vô điều kiện. Nhằm bảo vệ cơ hội việc làm của người lao động Việt Nam, pháp luật Việt Nam áp dụng nguyên tắc ưu tiên tuyển dụng người lao động Việt Nam.

Doanh nghiệp chỉ được tuyển dụng người lao động nước ngoài đối với những vị trí công việc mà người lao động Việt Nam chưa thể đáp ứng hoặc không thể tuyển dụng được người lao động Việt Nam phù hợp.

Ngoài ra, doanh nghiệp không thể tuyển dụng bất kỳ người lao động nước ngoài nào, mà chỉ được tuyển dụng những người đáp ứng các điều kiện nhất định, cụ thể là phải thuộc một trong các nhóm đối tượng gồm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

Người lao động nước ngoài được phép làm việc tại Việt Nam theo hình thức tuyển dụng phải thuộc một trong các nhóm đối tượng sau đây: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

2.1. Đối tượng áp dụng

Những người nước ngoài dưới đây không phải xin cấp giấy phép lao động khi nhập cảnh và làm việc tại Việt Nam, kể cả khi làm việc tại doanh nghiệp hoặc tổ chức khác tại Việt Nam:

① Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị phần vốn góp từ 03 tỷ VND trở lên

② Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị phần vốn góp từ 03 tỷ VND trở lên

③ Người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ trong Biểu cam kết WTO của Việt Nam, bao gồm kinh doanh, thông tin, xây dựng, phân phối, giáo dục, môi trường, tài chính, y tế, du lịch, văn hóa và giải trí, vận tải

④ Người lao động nước ngoài nhập cảnh vào Việt Nam để cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên môn, kỹ thuật hoặc thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu, xây dựng, thẩm định, giám sát, đánh giá, quản lý và triển khai chương trình, dự án sử dụng ODA theo điều ước quốc tế về ODA được ký kết giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài

⑤ Người lao động nước ngoài được Bộ Ngoại giao cấp phép hoạt động thông tin, báo chí tại Việt Nam theo quy định pháp luật

⑥ Người lao động nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cử sang Việt Nam để giảng dạy hoặc nghiên cứu tại trường quốc tế thuộc phạm vi quản lý của cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế, hoặc tại cơ sở, tổ chức được thành lập theo điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết

⑦ Tình nguyện viên được cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam xác nhận

⑧ Người lao động nước ngoài nhập cảnh và làm việc tại Việt Nam với tư cách nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật trong thời gian dưới 30 ngày và không quá 03 lần trong một năm

⑨ Người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thực hiện điều ước quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở trung ương hoặc cấp tỉnh đã ký kết theo quy định của pháp luật Việt Nam

⑩ Học sinh, sinh viên đang học tập tại trường hoặc cơ sở đào tạo ở nước ngoài, bao gồm cả người đang thực tập hoặc học nghề trên tàu biển Việt Nam, nhập cảnh vào Việt Nam để thực tập tại cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp theo thỏa thuận thực tập

⑪ Thân nhân của thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên

⑫ Người lao động nước ngoài có hộ chiếu công vụ nhập cảnh để làm việc tại cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị hoặc tổ chức chính trị - xã hội

⑬ Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại

⑭ Người lao động nước ngoài được Bộ Giáo dục và Đào tạo công nhận vào Việt Nam để giảng dạy hoặc nghiên cứu

⑮ Trưởng văn phòng đại diện, người đại diện dự án hoặc người chịu trách nhiệm chính thức về hoạt động của tổ chức quốc tế hoặc tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam, nhập cảnh và lưu trú tại Việt Nam dưới 03 tháng để thực hiện hoạt động xúc tiến

2.2. Thủ tục cần thực hiện

Những người nêu trên không phải xin cấp giấy phép lao động để nhập cảnh và làm việc tại Việt Nam. Tuy nhiên, thay vào đó, phải thực hiện thủ tục xin xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động phải được cấp trước ít nhất 10 ngày kể từ ngày dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam. Để xin cấp văn bản này, cần chuẩn bị các tài liệu sau đây:

① Văn bản đề nghị

② Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe của người nộp hồ sơ, tức người lao động nước ngoài

③ Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài, tương tự thủ tục áp dụng đối với trường hợp phải xin cấp giấy phép lao động

④ Hộ chiếu

⑤ Tài liệu chứng minh người lao động nước ngoài thuộc đối tượng được miễn giấy phép lao động

※ Trường hợp các tài liệu nêu trên được cấp tại Nhật Bản, phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản.

3.1. Điều kiện cấp giấy phép lao động

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải đáp ứng các điều kiện sau đây để được cấp giấy phép lao động:

o   Từ đủ 18 tuổi trở lên và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự

o   Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật và kinh nghiệm phù hợp, đồng thời đáp ứng các điều kiện về sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế

o   Không phải là người đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam

o   Được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp giấy phép lao động, trừ trường hợp thuộc diện được miễn giấy phép lao động

3.2. Các thủ tục cần thiết để tuyển dụng người lao động nước ngoài

(1) Tuyển dụng người lao động Việt Nam đối với vị trí dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài

① Như đã nêu trên, doanh nghiệp cần chứng minh rằng không thể tuyển dụng được người lao động Việt Nam phù hợp cho vị trí công việc đó. Cụ thể, doanh nghiệp phải đăng tuyển người lao động Việt Nam trên cổng thông tin tuyển dụng chuyên dụng của Trung tâm Dịch vụ việc làm trực thuộc cơ quan quản lý lao động, với các yêu cầu tương tự như vị trí dự kiến tuyển dụng người lao động nước ngoài.

② Thông tin tuyển dụng phải được công khai liên tục trong thời gian ít nhất một tháng.

③ Do việc thực hiện các thủ tục nêu trên cần khoảng một tháng, trường hợp có kế hoạch tuyển dụng người lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần chủ động tiến hành thủ tục từ trước.

(2) Xin cấp Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài

① Sau khi hoàn tất thủ tục nêu trên, doanh nghiệp cần xin cấp Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài. Cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc thành phố; tuy nhiên, đầu mối tiếp nhận và xử lý hồ sơ là cơ quan quản lý lao động trực thuộc Ủy ban nhân dân.

Do phải chờ quyết định cuối cùng của Ủy ban nhân dân, doanh nghiệp nên dự trù thời gian hợp lý. Thông thường, thời gian xử lý trung bình khoảng từ ba tuần đến một tháng.

② Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và tiếp tục xin văn bản này để gia hạn giấy phép lao động, doanh nghiệp phải ghi rõ số của Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài đã được cấp trước đó và báo cáo với cơ quan có thẩm quyền.

Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu giữ cẩn thận Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài đã được cấp.

(3) Xin cấp giấy phép lao động

Hồ sơ cần thiết để xin cấp giấy phép lao động gồm các tài liệu sau đây:

① Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động

② Giấy khám sức khỏe

※ Trường hợp khám sức khỏe tại Việt Nam, phải sử dụng giấy khám sức khỏe do cơ sở khám, chữa bệnh được chỉ định cấp.

Người lao động có thể khám sức khỏe tại Nhật Bản và sử dụng kết quả này tại Việt Nam, nhưng tài liệu phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản.

③ Phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy xác nhận không có tiền án

Trường hợp người lao động đã cư trú tại Việt Nam từ sáu tháng trở lên, có thể xin cấp tài liệu này tại Việt Nam.

Trường hợp tài liệu được cấp tại Nhật Bản, phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản.

④ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

⑤ Ảnh chân dung kích thước 4,0 x 6,0 cm, nền trắng, không đội mũ và không đeo kính

⑥ Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài đã được cấp theo thủ tục tại mục (2)

⑦ Bản sao hộ chiếu, được công chứng tại Việt Nam

Để thực hiện việc công chứng, chứng thực tại Việt Nam, hộ chiếu phải có dấu nhập cảnh chứng minh người lao động đã nhập cảnh vào Việt Nam.

⑧ Tài liệu chứng minh tư cách nhà quản lý, Tổng Giám đốc, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật

⑨ Quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng biệt phái (trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp), hợp đồng lao động (trường hợp tuyển dụng tại Việt Nam)

⑩ Tài liệu chứng minh đã thực hiện việc tuyển dụng người lao động Việt Nam

※ Trường hợp các tài liệu nêu trên được cấp tại Nhật Bản, ngoại trừ hộ chiếu, phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản.

※ Khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản, để tài liệu bằng tiếng Nhật và sau đó dịch thuật, công chứng tại Việt Nam là phương án hiệu quả hơn.

3.3. Những vấn đề khác cần lưu ý

① Trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động tại Việt Nam phải nộp hợp đồng lao động đó cho cơ quan quản lý lao động.

② Thời hạn của giấy phép lao động và thời hạn của hợp đồng lao động phải thống nhất với nhau. Trường hợp quan hệ lao động tồn tại ngoài thời hạn có hiệu lực của giấy phép lao động, khoản tiền lương mà người sử dụng lao động trả cho người lao động nước ngoài thường không được chấp nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.

Khi gia hạn giấy phép lao động, doanh nghiệp cũng phải thực hiện việc tuyển dụng người lao động Việt Nam và xin cấp Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài. Vì vậy, doanh nghiệp nên bắt đầu thủ tục từ sớm, ít nhất khoảng hai tháng trước ngày giấy phép lao động hết hạn.