Các thủ tục thành lập pháp nhân tại Việt Nam được trình bày trong bài viết này chỉ áp dụng đối với việc thành lập pháp nhân theo hình thức đầu tư trực tiếp từ nước ngoài. Tổ chức kinh tế được thành lập theo hình thức đầu tư trực tiếp bao gồm doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài do nhà đầu tư Nhật Bản góp 100% vốn và công ty liên doanh với đối tác Việt Nam. Các thủ tục được giải thích dưới đây chủ yếu hướng đến trường hợp nhà đầu tư Nhật Bản tự mình thành lập pháp nhân mới, nhưng cũng có thể áp dụng gần như tương tự đối với việc thành lập công ty liên doanh.

Ngoài ra, thủ tục và quy trình được trình bày dưới đây được xây dựng trên tiền đề là ngành nghề kinh doanh thông thường, không thuộc ngành nghề hạn chế hoặc ngành sản xuất.

1.1. Quy trình tổng thể

1.2. Thời gian tổng thể

Để xin cấp IRC, cần có địa chỉ trụ sở của công ty. Đối với văn phòng/trụ sở của công ty, có thể sử dụng văn phòng trong tòa nhà văn phòng hoặc nhà ở riêng lẻ thông thường, tuy nhiên căn hộ chung cư không được chấp nhận. Tuy nhiên, tùy theo nội dung và quy mô kinh doanh, cơ quan có thẩm quyền cũng có thể xem xét việc có chấp nhận địa chỉ đặt văn phòng/trụ sở hay không, do đó nên kiểm tra trước với chuyên gia hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Để xin cấp IRC, cần ký kết hợp đồng thuê văn phòng/trụ sở. Tuy nhiên, việc xin cấp IRC thường mất khoảng 2 đến 3 tháng, và trong thời gian đó doanh nghiệp chưa thể tiến hành hoạt động kinh doanh. Do có khả năng phát sinh gánh nặng tiền thuê trong giai đoạn này, nên trao đổi với chủ sở hữu bất động sản để ký hợp đồng thuê cơ bản trước khi được cấp IRC, trong đó chưa phát sinh tiền thuê, và sau khi được cấp IRC thì ký hợp đồng thuê chính thức.

Ngay cả trường hợp sử dụng văn phòng ảo, về cơ bản cũng không có vấn đề pháp lý. Tuy nhiên, khi bị kiểm tra thuế, cần lưu ý các điểm sau. Ví dụ, trường hợp có nhiều công ty đăng ký trên cùng một tầng, nếu công ty khác có cùng địa chỉ đăng ký thực hiện hành vi vi phạm thuế như trốn thuế hoặc mua bán hóa đơn khống, toàn bộ các công ty đăng ký tại cùng địa chỉ đó có thể trở thành đối tượng kiểm tra, và trong thời gian kiểm tra có rủi ro mã số thuế bị tạm ngừng.

Để xin cấp IRC, cần nộp cho cơ quan có thẩm quyền các tài liệu liên quan đến địa điểm đặt trụ sở. Vì vậy, trước khi ký hợp đồng thuê hoặc hợp đồng thuê cơ bản, cần kiểm tra xem chủ sở hữu bất động sản có thể cung cấp các tài liệu cần thiết hay không. Trường hợp không chuẩn bị đủ tài liệu, doanh nghiệp sẽ không thể xin cấp IRC và phải tìm địa điểm khác, sau đó thực hiện lại thủ tục xin cấp IRC từ đầu.

Để xin cấp IRC hoặc giấy phép riêng, địa chỉ trụ sở của công ty có thể được yêu cầu phải đáp ứng các điều kiện nhất định. Trong trường hợp này, nên kiểm tra trước các điều kiện với chủ sở hữu bất động sản và ghi rõ các nội dung cam đoan, xác nhận trong hợp đồng thuê cơ bản. Trường hợp bất động sản không đáp ứng điều kiện, điều quan trọng là cần chuẩn bị để có thể chấm dứt hợp đồng thuê cơ bản. 

3.1. IRC là gì?

IRC là Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Khi đầu tư vào Việt Nam, trước khi thành lập pháp nhân tại Việt Nam, nhà đầu tư cần thực hiện thủ tục đăng ký dự án đầu tư. Bản thân việc thành lập pháp nhân tại Việt Nam cũng được xem là một dự án đầu tư. Ngoài ra, còn có các trường hợp đăng ký dự án đầu tư riêng lẻ như dự án phát triển bất động sản, dự án nhà máy điện, v.v.

3.2. Hồ sơ cần thiết

Hồ sơ cần thiết về cơ bản như sau. Tuy nhiên, tùy theo địa phương nơi Sở Kế hoạch và Đầu tư đặt trụ sở hoặc quan điểm của cán bộ phụ trách, cũng có trường hợp cơ quan có thẩm quyền yêu cầu nộp các tài liệu không được quy định trong luật.

i. Văn bản đề nghị thực hiện dự án đầu tư (theo mẫu quy định)

ii. Tài liệu chứng minh tư cách pháp lý của nhà đầu tư (trường hợp cá nhân: hộ chiếu của cá nhân; trường hợp pháp nhân: toàn bộ giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của pháp nhân)

iii. Đề xuất dự án đầu tư (theo mẫu quy định) (cần ghi nhận và giải trình các nội dung như thông tin về nhà đầu tư, mục tiêu đầu tư, quy mô dự án, tổng vốn đầu tư (vốn tự có và vốn vay), địa điểm đầu tư, thời hạn dự án, tiến độ đầu tư, thông tin về hiện trạng sử dụng đất tại địa điểm thực hiện dự án đầu tư, nhu cầu sử dụng đất (nếu có), đề xuất hưởng ưu đãi đầu tư, tác động và hiệu quả kinh tế - xã hội của dự án, đánh giá sơ bộ tác động môi trường theo quy định của pháp luật về bảo vệ môi trường (nếu thuộc trường hợp áp dụng)).

iv. Tài liệu chứng minh năng lực tài chính của nhà đầu tư (trường hợp pháp nhân: báo cáo tài chính 02 năm gần nhất đã được kiểm toán, cam kết hỗ trợ tài chính của công ty mẹ, cam kết hỗ trợ tài chính của tổ chức tài chính, bảo lãnh về năng lực tài chính của nhà đầu tư, xác nhận số dư tài khoản; trường hợp cá nhân: xác nhận số dư tài khoản)

v. Tài liệu liên quan đến địa điểm đặt văn phòng/trụ sở: hợp đồng thuê (hoặc hợp đồng thuê cơ bản), giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bất động sản, giấy phép xây dựng của bất động sản, giấy phép phòng cháy chữa cháy của bất động sản, v.v.

vi. Trường hợp dự án đầu tư thuộc diện phải thẩm định và lấy ý kiến về công nghệ theo Luật Chuyển giao công nghệ, tài liệu thuyết minh về công nghệ dự kiến sử dụng

vii. Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ.

3.3. Thời gian cần thiết

Thời gian chuẩn bị trước (trung bình trong trường hợp thông thường): 01 tháng

Các tài liệu được cấp tại Nhật Bản, ví dụ như giấy chứng nhận toàn bộ thông tin đăng ký của công ty, báo cáo tài chính, xác nhận số dư tài khoản, v.v., cần được chứng nhận lãnh sự tại Nhật Bản.

【Hướng dẫn về thủ tục chứng nhận lãnh sự】
Trường hợp thực hiện thủ tục tại Nhật Bản, trình tự thực hiện như sau.

① Chứng nhận tại văn phòng công chứng → ② Xác nhận của Cục Pháp vụ rằng chứng nhận công chứng tại mục ① là xác thực → ③ Chứng nhận của Bộ Ngoại giao Nhật Bản (Apostille) → ④ Chứng nhận tại Đại sứ quán Việt Nam hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam

Lưu ý:

※ Thủ tục liên quan đến chứng nhận lãnh sự theo hướng dẫn của Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản như sau:
Link:
※Đối với mục ② và ③, tại các văn phòng công chứng ở các tỉnh/thành phố có “dịch vụ một cửa” cho phép đóng dấu đến bước xác nhận của Bộ Ngoại giao, như tỉnh Kanagawa, Tokyo, Osaka, thì không cần thực hiện riêng thủ tục tại Cục Pháp vụ và Bộ Ngoại giao. Sau khi thực hiện mục ①, có thể bỏ qua mục ② và ③, sau đó thực hiện mục ④.

※ Nên gọi điện trước cho văn phòng công chứng để thông báo rằng cần “chứng nhận để nộp cho cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam” và đặt lịch hẹn, như vậy thủ tục sẽ diễn ra thuận lợi hơn.
※ Dưới đây là thông tin về địa điểm của các văn phòng công chứng.　http://www.koshonin.gr.jp/sho.html　
　（Vui lòng kiểm tra lại với văn phòng công chứng gần nhất xem có “dịch vụ một cửa” cho phép đóng dấu đến bước xác nhận của Bộ Ngoại giao hay không.）

Thời gian xử lý tại Việt Nam (trung bình trong trường hợp thông thường): khoảng 02 tháng 

3.4. Điểm cần lưu ý

Để xin cấp IRC, cần đăng ký tổng vốn đầu tư. Tổng vốn đầu tư bao gồm vốn góp và vốn vay. Vốn góp là khoản vốn tương ứng với vốn điều lệ của công ty, do đó nhà đầu tư phải góp vào công ty. Vốn vay là khoản được đăng ký trước nhằm huy động vốn từ công ty mẹ hoặc tổ chức tài chính trong trường hợp cần nguồn vốn vượt quá vốn góp để thực hiện dự án đầu tư, mở rộng dự án đầu tư hoặc bổ sung vốn lưu động trong tương lai. Số tiền huy động phải nằm trong phạm vi vốn vay đã đăng ký, do đó nên đăng ký với mức tương đối lớn. Về vốn góp, vui lòng tham khảo bài viết “【Q&A】Về vốn điều lệ”.

Tùy theo nội dung mục tiêu đầu tư hoặc ngành nghề đăng ký của pháp nhân tại Việt Nam, thời gian xin cấp IRC và mức độ phức tạp của thủ tục có thể bị ảnh hưởng. Ví dụ, trường hợp đầu tư vào ngành, nghề hoặc lĩnh vực bị hạn chế tiếp cận thị trường, hoặc ngành, nghề/lĩnh vực chưa được mở cửa theo cam kết WTO, khi xin cấp IRC, Sở Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan quản lý IRC có khả năng cao sẽ phải thực hiện thủ tục lấy ý kiến của các cơ quan quản lý chuyên ngành liên quan.

4.1. ERC là gì?

ERC là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Về nội dung, đây là tài liệu chính thức ghi nhận các thông tin gần tương tự như đăng ký pháp nhân tại Nhật Bản. Về trình tự xin cấp, doanh nghiệp sẽ xin cấp ERC sau khi đã được cấp IRC.

4.2. Hồ sơ cần nộp

Hồ sơ xin cấp ERC bao gồm các tài liệu dưới đây. Tuy nhiên, tùy theo địa phương nơi Sở Kế hoạch và Đầu tư đặt trụ sở hoặc quan điểm của cán bộ phụ trách, cũng có trường hợp cơ quan có thẩm quyền yêu cầu nộp các tài liệu không được quy định trong luật.

i. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định)

ii. Điều lệ của công ty dự kiến thành lập

iii. Trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên: danh sách thành viên góp vốn của công ty

iv. Trường hợp công ty cổ phần: danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài

v. Tài liệu chứng minh tư cách của nhà đầu tư (giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật và hộ chiếu của nhà đầu tư cá nhân)

vi. Trường hợp thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ đông của công ty cổ phần là pháp nhân: tài liệu chứng minh người đại diện theo ủy quyền của pháp nhân đó (hộ chiếu của người đại diện theo ủy quyền, văn bản ủy quyền)

vii. Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật

viii. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC)

ix. Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ.

4.3. Thời gian cần thiết

• Thời gian chuẩn bị xử lý hồ sơ (trung bình trong trường hợp thông thường): khoảng 03 ngày
• Thời gian xử lý tại Việt Nam (trung bình trong trường hợp thông thường): khoảng 01 tuần

4.4. Điểm cần lưu ý

Trường hợp thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, cần đăng ký thành viên góp vốn của công ty, là nhà đầu tư cá nhân hoặc pháp nhân. Trường hợp thành viên góp vốn là pháp nhân, cần bổ nhiệm người đại diện quản lý phần vốn góp của thành viên đó. Đối với người đại diện này, có thể bổ nhiệm nhiều người.

Cần đăng ký người đại diện theo pháp luật của công ty. Người đại diện theo pháp luật phải cư trú tại Việt Nam. Trong thời gian không cư trú tại Việt Nam, người đại diện theo pháp luật cần ủy quyền cho người cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền đại diện.