Giấy phép lao động không phải là một thủ tục hành chính độc lập và cũng không đơn thuần là một “tờ giấy” xác nhận quyền làm việc tại Việt Nam. Vị trí công việc và hình thức làm việc được lựa chọn trong hồ sơ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quan hệ lao động, nghĩa vụ bảo hiểm, cơ chế trả lương, khả năng hạch toán chi phí, thuế thu nhập cá nhân, thủ tục xuất nhập cảnh và toàn bộ hệ thống hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp.

Vì vậy, mục tiêu đúng không phải chỉ là “xin được Giấy phép lao động”, mà là xây dựng một phương án pháp lý nhất quán, hợp pháp và phù hợp với mô hình sử dụng nhân sự thực tế của doanh nghiệp.

Mức phí tư vấn thấp tự thân không đồng nghĩa với chất lượng dịch vụ thấp. Vấn đề phát sinh khi đơn vị thực hiện chỉ tập trung lựa chọn phương án dễ nộp, dễ được tiếp nhận hoặc cần ít tài liệu nhất, mà không đánh giá đầy đủ hệ quả pháp lý sau khi Giấy phép lao động được cấp.

Trong thực tế, cùng một người lao động nước ngoài có thể được xem xét theo những vị trí hoặc hình thức làm việc khác nhau, tùy thuộc vào vai trò, quan hệ với công ty mẹ, cơ chế trả lương và mục đích điều động sang Việt Nam. Nếu lựa chọn chỉ nhằm đạt kết quả ngắn hạn là được cấp Giấy phép lao động, doanh nghiệp có thể gặp các vấn đề như:

•   phát sinh nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc ngoài dự kiến;

•   công ty tại Việt Nam không có cơ sở phù hợp để ký hợp đồng lao động hoặc trực tiếp trả lương;

•   khoản tiền lương, phụ cấp hoặc chi phí phái cử không đủ điều kiện được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp;

•   hợp đồng lao động, quyết định phái cử, bảng lương, quy chế lương thưởng và hồ sơ thuế không thống nhất với hình thức làm việc ghi trên Giấy phép lao động;

•   phải điều chỉnh lại toàn bộ cơ chế nhân sự, kế toán và thanh toán sau khi người lao động đã bắt đầu làm việc;

•   phát sinh rủi ro khi thanh tra lao động, kiểm tra bảo hiểm, quyết toán thuế hoặc thực hiện thủ tục cư trú.

Khoản phí tiết kiệm được ở giai đoạn xin Giấy phép lao động vì thế có thể rất nhỏ so với nghĩa vụ bảo hiểm, thuế truy thu, chi phí không được khấu trừ hoặc chi phí tái cấu trúc hồ sơ phát sinh về sau.

2.1. Ảnh hưởng đến nghĩa vụ bảo hiểm

Theo Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam, về nguyên tắc, thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ các trường hợp được pháp luật loại trừ, trong đó có trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Điều này cho thấy việc lựa chọn hình thức làm việc không chỉ thay đổi tên gọi trên Giấy phép lao động. Nếu lựa chọn hình thức ký hợp đồng lao động tại Việt Nam, doanh nghiệp có thể phát sinh nghĩa vụ tham gia và đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc tương ứng. Ngược lại, nếu người lao động thực sự đáp ứng điều kiện di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp và hồ sơ được thiết kế đúng bản chất, doanh nghiệp có thể không thuộc trường hợp phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động đó.

Sự khác biệt này có thể tạo ra một khoản chi phí đáng kể trong suốt thời gian người lao động làm việc tại Việt Nam. Tuy nhiên, doanh nghiệp không thể chỉ lựa chọn hình thức di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp với mục đích giảm nghĩa vụ bảo hiểm. Hình thức này chỉ phù hợp khi quan hệ lao động với công ty ở nước ngoài, thời gian tuyển dụng trước khi điều động, quan hệ giữa các doanh nghiệp và hồ sơ phái cử đều đáp ứng điều kiện pháp luật.

2.2. Ảnh hưởng đến quyền ký hợp đồng và trả lương

Đối với hình thức thực hiện hợp đồng lao động, công ty tại Việt Nam là người sử dụng lao động, ký hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động. Các quyền, nghĩa vụ về tiền lương, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, kỷ luật lao động và chấm dứt quan hệ lao động được xác lập trực tiếp giữa hai bên.

Trong khi đó, đối với hình thức di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, quan hệ lao động về nguyên tắc tiếp tục tồn tại với công ty ở nước ngoài. Theo hướng dẫn và thực tiễn áp dụng đã được BETOHO phân tích, công ty con tại Việt Nam không nên ký một hợp đồng lao động khác hoặc trực tiếp trả lương cho người lao động như đối với nhân sự được tuyển dụng tại Việt Nam. Nếu hồ sơ Giấy phép lao động ghi nhận hình thức di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp nhưng công ty con vẫn ký hợp đồng lao động, trực tiếp trả lương và quản lý toàn bộ quyền lợi như một người sử dụng lao động, các tài liệu sẽ mâu thuẫn với nhau và làm suy yếu cơ sở pháp lý của phương án đã lựa chọn.

2.3. Ảnh hưởng đến chi phí của công ty con tại Việt Nam

Vấn đề khó không dừng lại ở câu hỏi ai trả lương. Trong mô hình di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, công ty mẹ thường tiếp tục trả lương cho người lao động, trong khi công ty con tại Việt Nam là đơn vị trực tiếp hưởng lợi từ công việc của người được phái cử. Nếu không có cơ chế phân bổ hoặc hoàn trả chi phí phù hợp, công ty con có thể không có căn cứ để ghi nhận chi phí nhân sự; ngược lại, nếu công ty con trực tiếp trả lương không đúng với hình thức làm việc đã đăng ký, khoản chi có thể không được chấp nhận là chi phí được trừ và còn phát sinh rủi ro về lao động, bảo hiểm và thuế.

Một phương án thực tế có thể là công ty mẹ trả lương cho người lao động, sau đó phân bổ hoặc yêu cầu công ty con hoàn trả chi phí theo hợp đồng phái cử, thỏa thuận cung cấp nhân sự hoặc cơ chế dịch vụ nội bộ phù hợp. Tuy nhiên, phương án này phải được thiết kế đồng bộ với nội dung phái cử, phạm vi công việc, nguyên tắc xác định chi phí, chứng từ thanh toán, hóa đơn và yêu cầu về giao dịch liên kết, thuế nhà thầu hoặc các nghĩa vụ thuế liên quan, tùy từng trường hợp.

Bài viết liên quan của BETOHO: Giải pháp để công ty con tại Việt Nam ghi nhận chi phí tiền lương trong trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp

2.4. Ảnh hưởng đến thuế, xuất nhập cảnh và quản trị nội bộ

Vị trí và hình thức làm việc trên Giấy phép lao động còn phải thống nhất với hồ sơ kê khai thuế thu nhập cá nhân, hợp đồng thuê nhà và các khoản phúc lợi, hồ sơ xin thị thực hoặc thẻ tạm trú, nội dung đăng ký người phụ thuộc, quy chế lương thưởng và hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Một mâu thuẫn nhỏ ở giai đoạn xin Giấy phép lao động có thể trở thành vấn đề lớn khi cơ quan nhà nước đối chiếu nhiều nhóm hồ sơ khác nhau.

Sau khi xác định đúng vị trí và hình thức làm việc, doanh nghiệp cần xây dựng đồng thời các tài liệu pháp lý đi kèm. Không nên giao hồ sơ Giấy phép lao động cho một đơn vị, hợp đồng lao động cho một đơn vị khác, còn kế toán tự quyết định cách trả lương và hạch toán chi phí mà không có cơ chế kiểm tra tính thống nhất.

4.1. Có chức danh “Manager” hoặc “Director” chưa chắc là nhà quản lý

Người lao động nước ngoài có thể làm việc tại Việt Nam theo một trong các vị trí: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Trong thực tiễn, nhiều doanh nghiệp ưu tiên đề nghị cấp Giấy phép lao động theo vị trí nhà quản lý vì Nghị định số 219/2025/NĐ-CP không đặt ra yêu cầu độc lập về bằng cấp chuyên môn hoặc số năm kinh nghiệm như đối với một số vị trí khác.

Tuy nhiên, Nghị định số 219/2025/NĐ-CP không xác định nhà quản lý chỉ dựa trên tên gọi chức danh. Nhà quản lý phải là người quản lý doanh nghiệp theo khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo quy định. Vì vậy, một người mang chức danh “Sales Manager”, “Business Director” hoặc “General Manager” không đương nhiên là nhà quản lý theo pháp luật Việt Nam.

Doanh nghiệp phải chứng minh được cơ sở của chức vụ trong Điều lệ, cơ cấu quản trị, hệ thống phân quyền và quyết định bổ nhiệm hoặc điều động. Cơ quan xử lý hồ sơ cũng có thể xem xét bản chất chức vụ, phạm vi quyền hạn, cấp báo cáo, số lượng nhân sự thuộc quyền và trách nhiệm đối với hoạt động của doanh nghiệp.

Ví dụ thực tế: Công ty TNHH ABC đề nghị cấp Giấy phép lao động theo vị trí nhà quản lý, chức danh Giám đốc kinh doanh đã được ghi nhận trong Điều lệ. Hồ sơ vẫn có thể bị yêu cầu giải trình nếu cơ quan tiếp nhận cho rằng đây chỉ là người đứng đầu một phòng ban, chưa thể hiện vai trò quản lý doanh nghiệp. Quy mô nhân sự và vốn điều lệ không phải điều kiện pháp lý độc lập, nhưng có thể được sử dụng trong thực tế để đánh giá tính hợp lý của cơ cấu quản lý mà doanh nghiệp trình bày.

4.2. Điều kiện “ngay trước khi vào Việt Nam làm việc” đối với di chuyển nội bộ

Người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp phải được doanh nghiệp ở nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc. Cụm từ “ngay trước khi” đã dẫn đến cách hiểu khác nhau khi doanh nghiệp xin cấp mới Giấy phép lao động lần tiếp theo cho người đã làm việc tại Việt Nam nhiều năm.

Có trường hợp cơ quan xử lý cho rằng người lao động đã ở Việt Nam trong thời gian dài nên không còn đáp ứng điều kiện được tuyển dụng 12 tháng liên tục “ngay trước khi” vào Việt Nam. Theo quan điểm của BETOHO, điều kiện này dùng để xác định tư cách của người lao động tại thời điểm được điều động từ doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam lần đầu, không phải điều kiện được xác lập lại theo thời điểm của mỗi lần nộp hồ sơ. Pháp luật cũng không giới hạn tổng số lần người lao động có thể được cấp Giấy phép lao động mới nếu tiếp tục đáp ứng các điều kiện tương ứng.

4.3. Bằng đại học của chuyên gia có bắt buộc đúng chuyên ngành?

Khoản 3 Điều 3 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP quy định chuyên gia phải có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và có ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến tại Việt Nam. Quy định này thể hiện hai điều kiện riêng biệt: điều kiện về trình độ đào tạo và điều kiện về kinh nghiệm phù hợp.

Theo quan điểm của BETOHO, yêu cầu về tính “phù hợp” được quy định trực tiếp đối với kinh nghiệm làm việc; pháp luật không quy định rõ rằng tên chuyên ngành trên bằng đại học bắt buộc phải trùng với vị trí công việc. Vì vậy, một người có bằng đại học về ngôn ngữ nhưng đã có nhiều năm làm việc trong lĩnh vực mua hàng, chuỗi cung ứng hoặc phát triển kinh doanh không nên mặc nhiên bị coi là không đủ điều kiện chuyên gia. Trọng tâm cần đánh giá là tài liệu có chứng minh được kinh nghiệm thực tế phù hợp với vị trí dự kiến hay không.

4.4. Sự thay đổi cơ quan tiếp nhận hồ sơ tại Hà Nội

Trong nửa đầu năm 2026, thẩm quyền giải quyết thủ tục cấp mới, cấp lại và gia hạn Giấy phép lao động tại Hà Nội đã được điều chỉnh. Từ ngày 26/01/2026, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội ủy quyền cho UBND xã, phường giải quyết các thủ tục đối với người sử dụng lao động thuộc phạm vi tương ứng theo Quyết định số 114/QĐ-SNV ngày 15/01/2026. Từ ngày 20/06/2026, theo Quyết định số 1052/QĐ-SNV ngày 09/06/2026, UBND cấp xã tiếp tục xử lý thủ tục cấp lại và gia hạn, trong khi thủ tục cấp mới Giấy phép lao động và cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động được tập trung trở lại tại Sở Nội vụ.

Việc thay đổi cơ quan tiếp nhận cho thấy hồ sơ Giấy phép lao động không chỉ là việc kiểm tra đủ hay thiếu giấy tờ. Người xử lý phải đánh giá sự phù hợp giữa vị trí, mã nghề, bằng cấp, kinh nghiệm, hình thức làm việc và quan hệ giữa người lao động với doanh nghiệp tại Việt Nam và doanh nghiệp ở nước ngoài. Trong giai đoạn đầu chuyển giao thẩm quyền, cách yêu cầu giải trình giữa các cơ quan có thể chưa hoàn toàn thống nhất.

•   Xác định nhu cầu thực tế: người lao động sang Việt Nam để được công ty con tuyển dụng, được công ty mẹ phái cử hay thực hiện một hợp đồng/thỏa thuận cụ thể.

•   Đánh giá đồng thời vị trí công việc và hình thức làm việc; không lựa chọn chỉ dựa trên tên chức danh hoặc phương án có ít giấy tờ nhất.

•   Tính trước tác động về bảo hiểm, tiền lương, thuế thu nhập cá nhân, chi phí được trừ và giao dịch liên kết.

•   Xây dựng đồng bộ Giấy phép lao động với hợp đồng lao động, quyết định phái cử, hợp đồng phái cử, mô tả công việc, quy chế lương thưởng và hồ sơ kế toán.

•   Kiểm tra sự thống nhất giữa hồ sơ xin Giấy phép lao động, thị thực/thẻ tạm trú, bảng lương, hồ sơ thuế và cơ cấu quản trị nội bộ.

•   Lưu giữ tài liệu chứng minh không chỉ để nộp hồ sơ mà còn để giải trình khi thanh tra lao động, kiểm tra bảo hiểm hoặc quyết toán thuế.

Kết luận

Một bộ hồ sơ tốt không được đánh giá chỉ bằng việc Giấy phép lao động có được cấp hay không. Bộ hồ sơ đó phải giúp người lao động làm việc đúng vị trí, đúng hình thức, đúng địa điểm và đúng thời hạn; đồng thời tạo ra cơ sở nhất quán để doanh nghiệp ký kết tài liệu, trả lương, tham gia bảo hiểm, hạch toán chi phí và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Do đó, doanh nghiệp không nên tách thủ tục xin Giấy phép lao động khỏi việc thiết kế quan hệ lao động và hồ sơ pháp lý đi kèm. Việc lựa chọn một đơn vị tư vấn chỉ vì mức phí thấp, nếu không bao gồm đánh giá toàn diện về lao động, bảo hiểm, thuế và kế toán, có thể dẫn đến một phương án tuy “được cấp phép” nhưng không thể vận hành hợp pháp hoặc hiệu quả trong thực tế.

BETOHO hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng phương án sử dụng người lao động nước ngoài từ đầu, bao gồm xác định vị trí và hình thức làm việc, thực hiện thủ tục Giấy phép lao động, đồng thời rà soát hợp đồng lao động, hồ sơ phái cử, cơ chế tiền lương, bảo hiểm, thuế và chi phí liên quan. Mục tiêu không chỉ là hoàn thành thủ tục cấp phép, mà là tạo ra một hệ thống hồ sơ có thể vận hành ổn định trong suốt thời gian người lao động làm việc tại Việt Nam.